会计档案的管理程序.docVIP

会 计 档 案 管 理 程 序 文件编号 文件版本 第1版 页 码 第 1 页，共5页 制 定 审 核 批 准 修订履历 版本 修订内容 日期 第1版 新制定 2013年6月26日 目的：全面规范工作预算编制、执行工作，加强XX集团各职能中心、各子公司及其他关 联公司（以下简称“XX集团”）的会计基础管理工作，规范会计档案管理。特制定本管理程序。 2 范围：本程序适用于XX集团财务中心各部门。财务主管负责规范与监督，其他部门及各子公司财务会计直接负责所管辖账套的会计档案管理。 3 定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要资料和依据。具体包括： 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等； 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告； 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、财务会计文件、合同、协议、审计资料等其他应该保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 归档管理 会计凭证的归档管理 4.1.1 凭证编号 4.1.1.1 每张凭证对应的编号必须连续； 4.1.1.2 凭证编号必须遵循统一的规则，使用ERP系统的凭证编号由系统默认生成，未上ERP系统的凭证编号须包含但不限于以下要素：业务类型+年（2位）+月（2位）+序列号； 4.1.1.3 会计凭证不得有重号或空号。例外事项，需填写书面说明并会计主管确认并存档。 4.1.2 单据要求 4.1.2.1 真实合法：不得伪造或以虚假的单据作为入账依据； 4.1.2.2 依据完整：据以入账的原始凭证完整充分，其中：费用类凭证须遵循《费用报销与审核程序》的单据要求；资金收付凭证需附上银行盖章的回单，与按出纳提供回单为依据保存；发票缺失，需提供税局认可的有效证明文件； 4.1.2.3 账务调整及其他无法获取原始单据的业务，凭相关报告或入账截图，经会计主管签字后，作为原始凭证装订。 4.1.3 装订要求 4.1.3.1 各装订责任人即为各会计档案归档管理责任人； 4.1.3.2 时间要求：每月25日前完成上月全部凭证的装订与总账复核； 4.1.3.3 分类汇总：各类凭证按凭证编号或按批进行装订，首页均须附上记账凭证汇总（包括零发票）。 4.1.3.4 装订规范：会计凭证附件应粘贴牢固、折叠整齐，不得使用大头针、别针、装订针等；每本凭证厚度均匀，保证会计凭证装订完整性、美观性； 4.1.3.5 凭证标签：要求按照统一标准打印粘贴（如手写，手写字迹以正楷书写，且要求字迹清晰、工整，不能涂改。）包括凭证类型、会计期间、凭证编号、会计期间、财务负责人。要求凭证封皮正面和侧面都要粘贴标签（参考《凭证索引目录模板》见附件）； 4.1.3.6 凭证摆放：会计凭证分类归档时，按照时间进度整齐摆放于档案柜；档案柜目录要求清晰明确，便于快速查询。（参考《档案柜索引目录模板》见附件） 4.1.3.7 收据归档：采用电子收据系统的单位，作废收据与正确收据一并存档；采用纸质收据的单位，作废收据与收据存根一并存档。 4.2 会计档案的归档管理 4.2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证，按月装订整理入册。 4.2.2 会计账簿类：总账、明细账、辅助账簿、其他会计账簿无纸质文档的情况下，必须保证电子存档完整、连续。 4.2.3 财务报告类：会计报表（月度、年底）打印会计报表并签字盖章归档，按年度装订成册； 4.2.4 其他类： 4.2.4.1 资金对账表：包括银行存款余额调节表、银行对账单、资金对账表，要求按月打印。资金对账表由总账、出纳双方签字确认并归档。会计每月末对出纳现金进行盘点，会计、出纳双方在（《现金盘点表》见附件）上签字确认，《现金盘点表》由会计每月随同总账凭证一并装订。 4.2.4.2 内部往来及关联交易管理报表：要求月度同对方单位邮件确认，季度书面确认归档，按季度装订成册（其中内部往来中，涉及到外币对账的单位，对账单必须有双币种，双方必须就其中的一种币种进行对账确认，且对账一致的币种与系统金额一致。）。 4.2.4.3 财务规范、制度类文件按年打印，装订存档。 4.2.4.4 定期资产盘点报告要求按次装订成册保管。 4.2.