公文处理的管理办法.docVIP

公文处理管理办法 为进一步规范高山煤矿的公文管理工作规范化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和《永贵能源公文处理管理规定》，结合高山煤矿实际，特制定本办法。 一、总 则 （一）、公文是传达贯彻落实上级指示精神、请示答复问题、指导、布置和商洽工作、下达各项决议决定的重要工具。 （二）、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 （三）、行政办公室是高山煤矿公文处理的管理部门，负责公司所有上级来文（电报）、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。 （四）、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。 （五）、在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，保守国家和企业秘密。 二、公文种类 公文种类主要有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。 三、公文格式 （一）、公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。 1、版头 由发文机关全称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部，公文版头主要有：《贵州能发高山矿业有限公司董事会文件》、《贵州能发高山矿业有限公司文件》、《贵州能发高山矿业有限公司工会委员会文件》等。 2、发文字号 由发文机关代号、发文年度（使用六角括号）和发文顺序组成，标明于版头下方居中或左下方。 3、文件编号 高山〔****〕**号（括号内为年份全称，括号后为文件编号，均用阿拉伯数字）。联合行文一般只标明主办机关发文字号。 4、签发人 上行文要在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。不带签发人的，发文字号标明于版头的正中间。 5、标题 由发文机关名称（带有发文版头的可省略）、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题中除法律法规名称和转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印，正文用3号仿宋字体。 6、主送机关 公文的主要受理机关。主送机关的名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格打印。 7、正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下方。正文中结构层次序数的标示方法如下：，第一层次为“一、二、三……”;第二层次为“（一）、（二）、（三）……”;第三层次为“１、2、3、……”;第四层次为“（1）、（2）、（3）……”。 8、附件 公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称（如：附件：1、******），附件后不加标点。转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后不需标注附件。 9、发文机关署名 应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。上报公文和其它对外行文，不署名，只盖发文印章。 10、成文日期 一般是会议通过或者负责人签发日期为准，位于正文最后一页的右下方（右空4字）。 11、印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关印章，公文落款和加盖印章必须一致。印章上不压正文，下压成文日期，即印章中心线压在成文时间上。 12、主题词 按上级机关的要求标注主题词，先标类别词，再标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，主题词一般不超过5个。 13、印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。 14、公文从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准Ａ４型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码） （二）、公文开头格式 我公司向永贵能源行文抬头格式为：永贵能源开发有限责任公司；向下行文抬头为：各部室（区队）。 四、收文办理 收文是指公司收到的上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复、归档和销毁等程序。 收文办理流程： 公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，其余及写有“高山煤矿”的封件、普通件，统一由行政办公室文秘人员启封、登记、分发，统一处理。 （一）、签收 文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登