16A班商务沟通方法与技能(刘宁)-7试卷.pptVIP

第7章 书面商务文件 ——外部沟通文件 学习内容 致意便条 商务信函 商业计划 年度报告 传真和电子邮件 短信服务（SMS）　　　 学习目标 区分内部与外部书面沟通 理解外部沟通文件的主要形式 能够作为读者或作者使用这些沟通形式 外部沟通文件： 是指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采取的书面方式。这些利益相关者可能包括供应商、客户、银行等等。 理解外部沟通的要点： （1）沟通对象是组织外部的利益相关者，如客户、供应商、银行等等； （2）外部沟通影响他人对组织的看法，因此具有公关智能； （3）外部沟通尽可能的去展现组织最好的方面。 7.1 致意便条 内容要求：比较简单，通常只包含公司名称及一条礼节性短信。 使用范围：没有必要使用信件时。 格式要求：通常便条包括五个部分即接收人姓名、发送人姓名，标题、日期和主体。 致意便条（节假日） Chinadoo贸易公司 电话1045-70792 谨向您致以诚挚的问候！ 感谢您的垂询。 如果需要其他帮助，请致电，分机号5409. Fred Hoo 日 常 便 条 便条的一般格式 例 文 例 文 7.2 商务信函 使用范围：商业活动中最常用的一种外部沟通方式。 （1）提供或寻求信息 （2）确保一些事情已经完成 （3）与客户以及供应商保持或者发展良好关系 清楚（clearness） 完整（completeness） 具体（concreteness） 简洁（conciseness） 礼貌（courtesy） 体谅（consideration） 2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”，引发双方发生激烈争吵，导致秘书被迫离职。 Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person. With immediate effect,you do not leave the office until you have checked with all the managers you support-this is for the lunch hour as well as at end of day,OK? Ms. Rebecca, On Tuesday evening, I failed to enter my office partly because I forgot to hold the key on my person. But had you not locked the door of my office, I would have entered my office immediately. So each time you leave the office, could you please check with all the managers you support? Thank you for your consistent support for me. Yours truly, Soon Choo 信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将书写位置占去太多，是信纸失去了原有的功能。 公司名称、地址及电话号码； 可能有公司标志 有便于识别和存档的归档号 收件人的姓名及地址 日期 对收件人的问候。可以以“亲爱的先生”或者“亲爱的Yong”先生，如果收信人与写信者很熟，甚至可以称呼“亲爱的Fred”; 使用标题以表明这封信的主题 内容应仔细编排，并清晰明了 应以恭敬的方式结尾。在正式信函中，可以写“您真挚的”或“您忠诚的”，或者如果双方很熟，用“最美好的祝愿”。 应有写信人的签名 在写