以教学评估为契机促进档案管理工作.pdfVIP

以教学评估为契本几，促进裆塞管理工作 胡敏 华东理工大学机械与动力工程学院上海200237 摘要：学较的档案是评估专家组借以考察了解学校各方面办学情况的一项十分重要的信息载 体。本文针对目前档案管理工作存在的问题，提出了要紧扣教学评估要求，完善档案 管理工作，以实现教学评估与档案管理工作的互为促进、协调发展。 关键词：档案管理 归档意识 优化档案管理 教育评估工作在我国教育界已普遍实行，随着教育改革的不断深入，教育评估工作越来越引 起人们的重视。从高校评估的过程来看，评估专家除了实地考察学校的实际情况之外，学校的档 案更是评估专家组借以考察了解学校各方面办学情况的一项十分重要的信息载体。通过审阅原始 档案，了解高校的办学质量，从而做出客观评价。由此可见，高校档案与教育评估工作之间存在 着不可分割的内在联系，档案材料是否齐全、准确、真实，将直接影响到评估的结果。因此，档 案建设对于高校评估能否顺利开展显得尤为重要。 1 目前档案管理工作存在的问题 (1)档案材料不齐全 由于普通高校档案管理意识普遍较为淡薄，再加之档寨管理工作制度的不键全，以致相当一 部分档案散存于个人手中或者没有及时收集、整理归档，进而导致各职能部门和教学系部档案不 齐全、不完整。在迎评准备材料过程中都会发现，虽然在教学实践过程中都倾注了大量的细致工 作，但部分工作由于当时没有全面、及时的记录或材料记录零星、分散，导致拿不出过硬的真凭 实据以证明自己，有的不得不重新整理零星资料，以致给人以虚假证据的印象。为了迎接教育评 估，补充档案材料的缺口，需要花费大量人力、物力和财力来进行，这不仅造成了巨大的浪费， 并且给日常的教学工作带来了一定的冲击，很大程度上影响了正常教学工作的秩序，同时也影响 了档寨材料的真实性。 (z)档案材料没有按规范收集整理 学院各部门档案材料的收集与整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求。只注重 上级下发的纸质文字收集，而忽视非文字材料的归档f只重视条例等制度性文件的收集，而忽视 教学工作中大量的非文件材料的归档，如质量检查、专题会议纪要等等。部分档案材料原始记录 随意放置，记录不全，普遍缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，没有统一的分类标准和归档 制度(包括归档范围、归档时间、归档质量要求和归档手续)。 (3 J专业档案人员队伍比较少 由于人员编制的问题，各学院的档案员大多为兼职，并且新手也比较多。因为兼职的原因， 各档案员只管各自的部分。同一学院的多个兼职档案员彼此之间缺少沟通与交流。对于哪些档案 集中管理，哪些材料永久保存，那些材料应长期保存或短期保存也经常发生差错，除自己分管收 集的档案之外一概不管，以致造成查找困难或造成档案遗失等众多问题。 (4)档案管理数字信息化水平比较低 目前在收集评估资料的过程中发现，对于以往几年的文字材料除了仅有的纸质资料之外 却并未留下相应的电子文档．造成归档工作的不便。由于兼职档案员也大多为上年纪的管理 人员，对计算机应用能力和永平也差强人意，敌对于纸质文档生成和归档的同时需生成电子 669 文档的习惯并未养成。档案管理的信息化主要反映在两个方面：一是纸质文档的数字化处理 形成电子文档；二是档案的计算机辅助管理系统，以解决档案的组卷、查找和利用问题。虽 然电子文档和纸质文档并不能完全替代原始手写档案，但能够提高档案管理的效率和便捷 问题。 2 紧扣教学评估要求，完善档案管理工作 原国家教委副主任何东昌指出：“高等学校在发展，各方面工作都要在档案中反映。学 校的管理水平可以表现在各个方面。如果说图书馆与学校的学术水平相关联的话，那么，档 案工作就与学校的管理水平相关联了。如果学校的管理比较好，档案工作也就会搞得比较 好；如果学校的管理的不好，教学、科研和其他方面管理不善，档案工作自然也不可能搞 好。档案工作是衡量学校管理工作的一个尺度。”任何一所高校要接受本科教学工作水平评 估，无论是评估的程序．还是各项指标，其支撑材料都离不开最原始的档案材料，最有说服 力的也正是档案材料，是检验高校档案工作整体水平的“试金石”。而本科教学工作水平评