环安部文件柜的管理规定.doc

文件柜管理规定 1 目的 1.1 为规范文件、资料的管理，防止文件、资料的丢失，提高工作效率，特制定本规定。 1.2 任何文件在30秒内找到。 2 适用范围 环安部 3 细则 3.1必须按规定流程申请文件柜的购买，充分利用文件柜的空间，现场不得摆放多余文件柜和利用率低的文件柜。 3.2 文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。 3.3 做好文件柜的标识：文件柜表面置（贴）标识，标识一律按固定格式书写，整齐的插在标识框中，无标识框的文件柜，标识一律贴在左上角与其他柜标签同等位置；文件柜内贴有“柜内物品清单”，清单一律贴在柜体内左侧左上角。 3.4 文件柜内物品必须按“物品清单”摆放整齐，不允许混乱摆放。 3.5 做好文件夹（盒）的标识：标识一律按固定格式书写，整齐的插在文件夹（盒）脊部，一般不需要在文件夹（盒）面上再做标识，如确实需要可以在面上增设信息标识。文件夹（盒）内资料必须编号，分类摆放，在文件夹（盒）脊标识上划上水平夹角的“行迹线”，一律用“蓝线”，宽度1～2毫米。 3.6 文件必须装在文件夹（盒）内，文件夹（盒）内首页为卷内目录，文件夹（盒）必须直立标识向外放置在文件柜中。 3.7 文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无杂物、无垃圾等。 3.8 文件柜损坏，或钥匙丢失，按规定程序申报维修，不得擅自撬文件柜；故意损坏的，按价赔偿。 3.9建立文件柜管理台帐，每月月末组织对文件柜进行自查，发现不符合立即改正。 要求的标识 《文件柜标识》 《文件夹（盒）标识》 《物品清单》 《 卷内目录》 文件柜标识 文件夹(盒)标识 柜内物品清单 柜内物品清单 序号 物品名称 管理责任人 建档日期 备注 卷内目录 卷内目录 序号 文件名称 文件编号 存档人 存档日期 备注 龙 柜内物品清单 物品名称 管理责任人 建档日期 备注 一 环保报表文件夹 卷内目录 序号 文件名称 文件编号 存档人 存档日期 备注