第1章节Excel的高效使用技巧.docVIP

第1章 Excel的高效使用技巧 Microsoft公司的Excel是办公最常用的工具软件之一，也是目前最佳的电子表格系统。因其具有优秀的数据录入和处理能力而被众多的办公一族所青睐。Excel 2003使电子表格软件的功能更强大，操作更简单，使用户进入了一个新的境界。该系统具有人工智能的特性，可以在某些方面判断用户的下一步操作，使操作大为简化，因此外行人很快就可以得心应手地使用它。另外，其功能之多令行家也赞叹不已。Excel的出现，取代了过去需要多个系统才能完成的工作。它必将在我们的工作中起到越来越大的作用。 Excel本身已经具有强有力的数据库管理功能，这主要依赖于它内部丰富的宏命令、函数，以及强有力的决策支持工具。所以，在进入Excel VBA的介绍之前，有必要先对Excel内部的高级数据处理功能进行简单的介绍。一方面是基于对多数读者可能还没有系统学习过Excel的高级使用技巧的考虑，另一方面也为后面VBA的使用打下基础。Excel是一个完整的系统，即便后面的VBA编程开发也依然是以基础操作为前提的。所以，熟悉Excel各种操作和功能，对VBA的学习很有帮助。 本章主要面向还未系统学习过Excel高级操作的读者。对于熟悉Excel高级操作的读者可以跳过本章的学习。 1.1 高效的数据录入 数据录入是Excel最基本的操作，然而很多Excel的使用者却停留在直接以表格输入方式录入数据的层面上。这种方式对于少量数据还可以完成，但是一旦录入成百上千的记录或者在Excel中查看列数很多的表格数据时，常常出现错位的现象。?注意：由于此时记录只有一行，系统会提示无法确定选择区域哪一行包含列标签，如图1-3所示，单击【确定】按钮即可。 ?图1-2 【记录单】对话框 图1-3 系统提示 （3）在各字段对应的文本框内输入实际数据，单击【新建】按钮，一条新记录就录入完成，记录单对话框会自动转入到下条信息的录入，如图1-4和图1-5所示。 图1-4 填入数据 图1-5 数据被输入 （4）依次录入各条记录，直到录入完毕。如果想中断操作，单击【关闭】按钮即可。 （5）数据录入完毕后，可以通过单击【上一条】和【下一条】按钮对数据库的内容进行查看。 1.1.2 数据的修改和删除 通过1.1.1小节的学习，可以快速高效地建立数据库，但是数据不是固定的，而是需要经常修改的。在大量数据中找到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情，记录单功能同样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。 本节将用1.1.1节建立的数据库作范例，演示“修改”、“删除”等操作。 （1）打开数据库，然后选择【数据】|【记录单…】命令，如图1-6所示。 （2）单击【条件】按钮，根据要更改记录的特征，在对应标签名的文本框中输入可以判别它的条件，如图1-7所示。 ?注意：对于判别条件的输入要依赖实际问题。例如，笔者可能想筛选出成绩大于625的男生，则在性别文本框中输入“男”，在高考分文本框中输入“〉625”。对于数字的比较，需要保证其所在单元格的格式已经设定为数值或者小数。否则，系统将把其当作文本进行比较。 （3）按Enter键，【记录单】对话框中的各文本框将显示筛选出来的记录，如图1-8所示。 ?注意：如果筛选条件比较宽泛，还会出现多条记录，单击【上一条】和【下一条】按钮可以对符合条件的所有记录进行修改。 图1-7 输入条件 图1-8 搜索结果 （4）如果想删除某条记录，单击【删除】按钮，记录就会被删除，同时该记录下面所有记录上移一行，如图1-9所示。 （5）如果想更改某条记录信息，在相应文本框中输入正确的内容，按Enter键，此时信息已经被修改，如图1-10所示。 图1-9 删除记录 图1-10 修改记录 掌握了以上方法，数据的高效录入和修改就不会再成为办公中头痛的难题了。其实，Excel本身还有更多的高效处理数据的能力，下面几节将分别介绍。 1.2 数 据 筛 选 在Excel中，除了存储数据外，更重要的功能是如何处理数据，得到用户希望的信息。本节将介绍日常工作中使用频率很高的功能——数据筛选。 1.2.1 自动筛选 也许用户希望创建一个只包含自己姓名的清单，或者只想抽取来自某个班级的记录。“筛选数据”使得用户可以实现。当用户对数据表进行筛选时，其他行仍然得以保留，只是它们是不可见的。这些单元格仍然在原处，因此任何引用了它们的公式仍然继续返回正确的