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第1章 Excel的高效使用技巧
Microsoft公司的Excel是办公最常用的工具软件之一,也是目前最佳的电子表格系统。因其具有优秀的数据录入和处理能力而被众多的办公一族所青睐。Excel 2003使电子表格软件的功能更强大,操作更简单,使用户进入了一个新的境界。该系统具有人工智能的特性,可以在某些方面判断用户的下一步操作,使操作大为简化,因此外行人很快就可以得心应手地使用它。另外,其功能之多令行家也赞叹不已。Excel的出现,取代了过去需要多个系统才能完成的工作。它必将在我们的工作中起到越来越大的作用。
Excel本身已经具有强有力的数据库管理功能,这主要依赖于它内部丰富的宏命令、函数,以及强有力的决策支持工具。所以,在进入Excel VBA的介绍之前,有必要先对Excel内部的高级数据处理功能进行简单的介绍。一方面是基于对多数读者可能还没有系统学习过Excel的高级使用技巧的考虑,另一方面也为后面VBA的使用打下基础。Excel是一个完整的系统,即便后面的VBA编程开发也依然是以基础操作为前提的。所以,熟悉Excel各种操作和功能,对VBA的学习很有帮助。
本章主要面向还未系统学习过Excel高级操作的读者。对于熟悉Excel高级操作的读者可以跳过本章的学习。
1.1 高效的数据录入
数据录入是Excel最基本的操作,然而很多Excel的使用者却停留在直接以表格输入方式录入数据的层面上。这种方式对于少量数据还可以完成,但是一旦录入成百上千的记录或者在Excel中查看列数很多的表格数据时,常常出现错位的现象。?注意:由于此时记录只有一行,系统会提示无法确定选择区域哪一行包含列标签,如图1-3所示,单击【确定】按钮即可。
?图1-2 【记录单】对话框 图1-3 系统提示
(3)在各字段对应的文本框内输入实际数据,单击【新建】按钮,一条新记录就录入完成,记录单对话框会自动转入到下条信息的录入,如图1-4和图1-5所示。
图1-4 填入数据 图1-5 数据被输入
(4)依次录入各条记录,直到录入完毕。如果想中断操作,单击【关闭】按钮即可。
(5)数据录入完毕后,可以通过单击【上一条】和【下一条】按钮对数据库的内容进行查看。
1.1.2 数据的修改和删除
通过1.1.1小节的学习,可以快速高效地建立数据库,但是数据不是固定的,而是需要经常修改的。在大量数据中找到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情,记录单功能同样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。
本节将用1.1.1节建立的数据库作范例,演示“修改”、“删除”等操作。
(1)打开数据库,然后选择【数据】|【记录单…】命令,如图1-6所示。
(2)单击【条件】按钮,根据要更改记录的特征,在对应标签名的文本框中输入可以判别它的条件,如图1-7所示。
?注意:对于判别条件的输入要依赖实际问题。例如,笔者可能想筛选出成绩大于625的男生,则在性别文本框中输入“男”,在高考分文本框中输入“〉625”。对于数字的比较,需要保证其所在单元格的格式已经设定为数值或者小数。否则,系统将把其当作文本进行比较。
(3)按Enter键,【记录单】对话框中的各文本框将显示筛选出来的记录,如图1-8所示。
?注意:如果筛选条件比较宽泛,还会出现多条记录,单击【上一条】和【下一条】按钮可以对符合条件的所有记录进行修改。
图1-7 输入条件 图1-8 搜索结果
(4)如果想删除某条记录,单击【删除】按钮,记录就会被删除,同时该记录下面所有记录上移一行,如图1-9所示。
(5)如果想更改某条记录信息,在相应文本框中输入正确的内容,按Enter键,此时信息已经被修改,如图1-10所示。
图1-9 删除记录 图1-10 修改记录
掌握了以上方法,数据的高效录入和修改就不会再成为办公中头痛的难题了。其实,Excel本身还有更多的高效处理数据的能力,下面几节将分别介绍。
1.2 数 据 筛 选
在Excel中,除了存储数据外,更重要的功能是如何处理数据,得到用户希望的信息。本节将介绍日常工作中使用频率很高的功能——数据筛选。
1.2.1 自动筛选
也许用户希望创建一个只包含自己姓名的清单,或者只想抽取来自某个班级的记录。“筛选数据”使得用户可以实现。当用户对数据表进行筛选时,其他行仍然得以保留,只是它们是不可见的。这些单元格仍然在原处,因此任何引用了它们的公式仍然继续返回正确的
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