第4章节处理长文档的技巧.doc

第4章 处理长文档的技巧 98 4.1 使用各种视图方式浏览长文档 98 4.2 在长文档中定位 102 4.2.1 使用快捷键定位文档 103 4.2.2 使用菜单定位文档 103 4.2.3 选择浏览对象进行定位 104 4.3 合并文档 104 4.3.1 使用粘贴方法合并文档 104 4.3.2 使用【插入文件】的方法合并文档 106 4.4 使用样式技巧 107 4.4.1 什么是样式 107 4.4.2 样式的类型 107 4.4.3 如何使用样式 108 4.4.4 新建样式 109 4.4.5 先定义后应用样式 113 4.4.6 先排版后定义样式 113 4.4.7 在文档与模板间互相复制样式 114 4.4.8 保存当前文档的样式 115 4.4.9 更改模板的正文样式 116 4.4.10 快速创建标题样式 118 4.5 创建目录技巧 118 4.5.1 从标题样式创建目录 119 4.5.2 从其他样式创建目录 120 4.5.3 由目录域创建目录 121 4.5.4 创建图表目录 123 4.5.5 创建引文目录 124 4.5.6 更新目录 126 4.5.7 解决创建目录后出现的打印错误 127 4.5.8 更改目录中的字体 128 4.6 插入脚注和尾注 129 4.6.1 插入脚注和尾注 129 4.6.2 编辑脚注和尾注 131 4.7 插入题注 132 4.7.1 手动添加题注 133 4.7.2 自动添加题注 135 4.7.3 修改题注 136 4.8 在长文档中查找和替换 136 4.8.1 查找和替换的选项 136 4.8.2 查找和替换英文文本 138 4.8.3 查找和替换文本格式 139 4.8.4 查找并替换多种格式文本 140 4.8.5 把目录的制表位替换为居中 141 4.8.6 查找和替换特殊字符 143 4.8.7 替换文字间的空格符 145 4.8.8 使用通配符查找并替换 146 4.8.9 使用宏替换有规则图表题号 148 第4章 处理长文档的技巧 在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的混乱。 对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清晰地显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分 Word提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。 4.1 使用各种视图方式浏览长文档 Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。 1．页面视图 页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。 在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。 切换到页面视图的方法是，单击视图菜单上的页面命令可切换到页面视图。Web版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用Web版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。Microsoft Word 先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它。也可随时返回 Word 文档。 在Web