第5章笔头沟通技能魏江终稿.pptx

第5章 笔头沟通技能 2017-4-9 2 本章基本要点 笔头沟通的作用和类型 受众导向的文字组织原则 笔头沟通的语言组织技能 笔头沟通的写作过程 报告的写作 公司年度工作报告的起草 2017-4-9 3 5.1 笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的作用： 沟通信息容易记录，并能得到永久保存； 可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的受众(读者)能够得到真实的信息； 笔头沟通的信息传递方式速度快； 笔头沟通可以特别关注问题的细节，读者可以更多地获取细节方面的信息； 比口头表达采用更为精确的用词。 2017-4-9 4 笔头沟通的类型： 根据笔头沟通渠道的不同，笔头沟通可以分为纸张沟通(包括正式和非正式报告、信件、商务函件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。 2017-4-9 5 5.2 受众导向的文字组织原则 1.受众对信息的第一反应会是什么； 2.受众到底需要多少信息； 3.以何种方式编辑信息以激发受众兴趣。 2017-4-9 6 1.受众对信息的第一反应会是什么 受众对信息的第一反应——这个报告是否值得看? 让受众感兴趣的建议： 用主题句或第一段向受众昭示该信息的重要性以及与受众的相关性； 把应付诸实施的内容尽量简化； 为信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期； 信息越短越好。 2017-4-9 7 2.受众到底需要多少信息？ 受众对于讨论主题知道多少； 受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验； 要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息。 2017-4-9 8 受众对于讨论主题知道多少 如果你所提供的信息完全是新的内容，必须做到： 通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚； 将新的信息与受众已有的常识相联系； 通过分段或加小标题的方式使信息易于理解； 用文件草稿在传递对象的抽象人群中进行试读，看他们是否领会和运用你所写的内容。 2017-4-9 9 受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验 要想改变受众对某一信息的认知，必须： 在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可； 用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的经验在此不适用； 在不伤面子的前提下，提示受众情况已经发生变化，态度和方法也要作相应的变化。 2017-4-9 10 要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息 为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好： 用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么； 把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中； 需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件和备忘录的附录等形式表达。 2017-4-9 11 3.以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 （1）要站在受众的立场给他们提供积极信息： 把好消息放在第一段； 把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前； 开头先讲你们之间的共同点和一致之处； ． 观点要清楚明确； 不要使用煽动性的言论； 减少说明或提出要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类内容； 说明你的建议是现有最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。 2017-4-9 12 在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观。具体在沟通相互之间一致点时，建议： 采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处，故事的情节应有趣新颖，不要给人感觉在作报告； 写作风格应尽量友善、非正式； 文章结束语和敬称等要让读者感觉到在这个正式或非正式群体中的归属感。 2017-4-9 13 （2）在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好： 受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善的风格； 避免使用激进或禁忌的词汇令受众感到反感； 了解受众所需信息的具体程度； 根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构； 根据受众对于表达方式(包括长度、版式、脚注等)的偏好编辑文字。 2017-4-9 14 5.3 笔头沟通的语言组织技能 笔头沟通的语言逻辑性表现在三个层次上： 最高层次：整个文章或报告的前后逻辑性要强，要融为一体，一气呵成。 中间层次：在整个论证展开过程中，每一个论点要有其系统逻辑结构。 基础层次：每个完整的句子，也要有逻辑性。 2017-4-9 15 5.4 笔头沟通的写作过程 收集资料 组织观点 提炼材料 起草文章 修改成文 2017-4-9 16 2017-4-9 17 5.5 报告的书写 1.报告的概念和类型 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。