沟通训练——礼仪信函编写规则.docVIP

商务信函写作规范 凡与客户、重要客人、重要供应商及其他重要合作伙伴交往，务必讲究书信的每一个细节。这不仅体现了我们业务人员的专业素养，也是彰显公司品牌价值的一种途径。 1、原则： 及时：事件发生当日或次日发出，延误将丧失意义，甚至引起反感。 精准：内容准确、精炼。认真起草,务必符合对方个性。 美观：版式美观严谨。排版、字体、签名及打印清晰，严禁草率粗糙。 考究：当面呈送时，不得折纸,并双手递交。寄发则采用公司专用信封，并在信封上签名。 2、信函模板中划线部分为必写内容，其余部分可根据实际情况自行撰写。除了参照范本之外，还应经常吸收他人发来的礼仪信函的精彩内容和版式。 3、对重要人物来访的“邀请函”、“感谢信”，以什么名义发出，必须认真思量，不清楚及时请示。凡是以公司领导名义，尽量让领导本人签名。所有与工作有关的信函务必完整写上公司名、部门、职务、印刷体名及手写签名，以及日期、你的联络方式。也许对方与你很熟，但完整的个人资料仍不可少，它表明你对工作的严肃性和对职业的神圣感。 信函格式一览表  No. 信函类别 用途 使用时间 内容参考 1 邀请函 来公司访问考察。(也可用于会议及宴会等) 首次接触,也可以多次发出，但每次措词应有区别 尊敬的×××先生/女士： 贵公司/单位在铝加工行业里取得的骄人成绩，为业界所景仰；贵企业高速发展中的经验，是行业宝贵的财富。作为一家致力于“创建一流铝加工基地”的企业，我们一直珍视与业界优秀公司的合作机会，以期共赢共进。 为了促进贵公司和晟通公司更进一步的沟通，更深一层的了解。我诚挚地邀请您来公司考察。 如蒙赏光，请告知来访日期，届时，我将在机场专程迎候。热切期待你的光临。 敬颂 商祺！ 湖南晟通科技有限公司××× （手写签名） 部门/职位/联系方式 年 月 日 2 来访日程 来公司访问考察 来客到达长沙机场，由迎接人递交（日程印制精美。提前告知日程安排，是礼仪的基本要求） 热烈欢迎×××公司贵宾/12月16日18:10—19:10接机北京—长沙航班号HU7135/19:10—20:00入住通程国际大酒店/20:00—21:00晚餐/21:00—娱乐/12月17日08:00—08:30早茶/08:30—09:00前往公司本部考察/09:00—10:00公司双边业务交流/10:00—12:30考察工厂（途中）/12:30—14:30 中餐午休/14:30—17:00考察工厂，技术交流/17:00—18:30晚餐/18:30—21:00回酒店（在途）/12月18日08:30—09:00早茶/09:00—18:00游览毛泽东故居—韶山/18:00— 晚餐/12月19日 08:30—09:00早茶/09:00—18:00游览长沙市风景名胜/18:00—晚餐。/返程待定。/上述计划如有不便敬请指出，我们将依阁下吩咐予以调整。/预祝访问圆满成功！ 3 往来函(用公司函头纸) 公司与对方之间联络时使用 收到函件的当日或者次日 尊敬的×××先生/女士： 感谢您来函邀请。/××公司是非常优秀的企业，取得了令人尊敬和瞩目的辉煌业绩，能与您并通过您与贵公司合作，我倍感荣幸和骄傲。/真诚期待与您的会见。 顺颂 商祺！ 湖南晟通科技有限公司××× （手写签名） 部门/职位/联系方式 年 月 日 4 答谢函 来访之后的感情联络 离开长沙第二天 尊敬的×××先生/女士： 非常感谢您能在百忙之中亲临晟通科技公司考察，您的来访，增进了我们之间的了解，加深了我们的友谊，奠定了我们彼此合作最坚实的基础。/您优雅的风度、广博的学识、睿智的语言给我们留下了深刻的印象，您及您的团队严谨务实的工作作风，与我