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职场中开会的学问 2011-07-11 您是第700位阅读者 页面文字： [小] [中] [大] 　　头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会，甚至各种论坛营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想，我们一个月的时间当中有多少时间被开会占据了？ 　　也许很多营销人都有同感，那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人打电话找你的时候，你常常给予对方的回答是“在会上”。而在这些大大小小的会中，有多少是有价值的？有多少是去了以后又后悔的？还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的？ 　　参加的会多了，我们也会总结出一些参会的经验，对于参会的选择，每个人都有自己的原则和标准。对会议的管理，其实就是一个选择的过程和时间管理的过程，做好会议管理，你的工作效率会提高很多。 　　陈杨 　　安吉斯媒体集团中国区策略资源总监 　　开会频率：每天至少一次； 　　参会类别：公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等； 　　参会装备：笔记本电脑或者iPad； 　　开会场所：大部分在公司开，一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊； 　　创意会议形式推荐：内容大于形式，开会是为了解决问题； 　　会议管理经验：开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标，第二是在会上不能分心，对于讨论不出结果或者说不清楚的事情，可以考虑放一放。 　　如何跟客户开会 　　第一、明确跟客户开会要达成什么目的。开会之前要明确会议的重点是什么，需要准备哪些东西，会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情，他们自己都不知道要说什么，这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题，不然就是浪费时间。 　　第二、明确自己在会议上扮演的角色。分类来讲，如果是跟客户分享我们的服务或者产品，我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务，就要多听少说话。我们的角色是出主意的人，还是了解信息的人，还是帮助客户去说服其他人等，都要搞清楚。 　　需要注意的是，有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司，还会有参与项目会议的其他公司，比如研究公司、创意公司等。这种情况下，有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧，我们就需要注意自己的参会角色，斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分，一般来说不会特别去强调或反对，但同时也不能一味地让步，这就需要权衡。切记不能喧宾夺主，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。 　　第三、要符合客户口味。开会前要做好充分的准备，要明确自己跟客户的关系，要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格，有的客户喜欢看图片，有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输，需要把握好方式。 　　第四、会议结束一定要总结。这是会议结束后必须做的一件事情，总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西，客户一转头就忘了，日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责，另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。 　　郑国强 　　圣元国际营销公司市场总监 　　开会频率：每周6次以上； 　　参会类别：部门内部沟通会、跨部门业务协调会；公司月度会议、季度会议、年度会议、经营会议；产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等； 　　参会装备：笔记本电脑；笔记本； 　　开会场所：总部；张家界、庐山、马尔代夫等；欧洲； 　　创意会议形式推荐：视频会议、电话会议、网络会议； 　　会议管理经验：第一，会议前，要做好充分的计划和准备。会议的组织者，要明确会议的主题、通过会议要解决的问题，提前准备好会议讨论的基本要点、草案等，提高会议效率，否则容易跑题；第二，会议中，要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较好、逻辑性强、认真仔细的人做好会议记录，及时将会议讨论的结果、意见、决议等，在会后形成会议纪要，发给相关人员；第三，会议后，要有明确的跟进和落实。对于会议形成的决议和意见，形成纸面的要求，明确完成时间、责任人，以及相关支持人等，并明确跟进人，及时监督、跟进，通报进度，确保会议研究的事项按时落地、执行到位。 　　周例会这样开 　　第一、固化时间和内容，形成惯例和习惯，提高会议效率。要固定时间点，比如每周一上午10点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲，总结上周做了什么，各项重点工作的进度，现在是什么状况，下一步主要的工作，还需要什么支持，最终再统一强调，明确下一步的工作重点。关键是形成惯例，开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅，才会提高效率。 　　第二、会议组织者做好会前梳理和会中引导，充分发挥主导作用。作为部门例会的组织者