8会议管理试卷.ppt

第八章 会议管理 我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。——王石 本章结构图 目录 第一节 会议的有效准备 领导力就是开会的能力。——翟鸿燊 教学目标 有意识地反省会议召开的必要性。 明白有效会议的关键因素； 能够清晰理解会议的主要功能； 掌握会议的一般程序，可能鉴别某个会议准备的有效性。 掌握会议必要性论证的关键要素； 明确会议是几个关键角色(主持人、记录者、与会者)的角色内涵。 能够较好地充当好会议的主持人角色。 理解会议 会议是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性、多向性沟通活动。 因此需要非常周密的准备工作。否则开会就成了“议而不决，决而不行，行而无果”的过场。 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 显示一个组织或一个部门存在 是重要的群体沟通方式。是任何电子沟通渠道无法替代的 会议的目的 有效沟通 信息传达 监督与协调 达成一致解决问题 决策与资源共享 开发创意 激励员工士气 巩固领导地位 会议成本 会议的成本=2A×B×T A指的是与会者平均工资的3倍 B指参加会议的总人数 T指会议召开的时间长短(以小时计算) 10个人参加，每个人的平均每小时工资是40元，开会时间是4小时，那么此次会议的直接成本就是=2×40×3×10×4=9,600￥ 假如类似的会议每周召开一次，则全年按50周计算，总计会议成本为：9600×50=480,000 ￥ 会议必要性论证 一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。 虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。 会议必要性标准 要举行的会议是对解决问题不可或缺的吗？ 沟通信息、鼓舞士气、解决问题 会议的目标与会议成本之间平衡吗？ 会议的准备工作是否充分？ 会议过程中的干扰因素和意外是否有预备方案？ 对会议召开的环境条件是否清楚了解？ 参会者到达的便捷性、主持人的影响力等因素也提前做好思考。 高效会议的特征是 只在必要的时候才召开 事先认真筹划 拟订、分发了会议议程 遵守时间与程序(开始与结束) 关键人物及时到场 做出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 制约会议效率的因素 开会时机(中午饭之前)与地点(经理室)不妥 许多会议召开都是主管“突发奇想”，与会者对会议目标不清晰，而且会议的准备会比较仓促。 会议过程中，主持人缺乏控制 必须到会的相关人员未到。 从而导致：悬而不决……信息阻塞 ……本位主义 ……自由散漫 准备工作失败了你就准备者失败吧 H WWWWW H——How 怎么样开会 W——Why 为什么开会 W——What 开什么样的会 W——When 何时开会 W——Who 谁来参会(多少个谁？) W——Where 在哪儿开会 高效会议的预防性管理 时间：会议一般安排在周二至周四上午或下午两点半之后，避免安排在周一和周五。当然周末尽量避免加班开会。 地点：尽量离日常工作场所远一些、环境封闭一些，而且最好有可以围起来的圆桌。 与会对象：对会议参与的人有明确的界定：区分为必须参加者、可以旁听者以及选择参加者。这样就可以在开会的时候有效控制。 主持人：主持人要有亲和力、影响力、控制力，而且要有较好的理解力。 与会者能力：与会者需要有一定的倾听技能。 会议准备：相关需要的东西是否准备齐全。 会议的必要性：已经论证清晰，而且期望达成什么样的结果都有预估。 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 必要时请第三方监控，以保证会议质量。 明确的会议守则 参加者要将工作安排交给会议主席，以保证会议必要人员的参与 超过1小时的会议要有书面通知 所有参会者要有准备发言的心态 会议要准时开始与结束(使用沙漏) 负责人对会议决议达成负直接责任 会议过程中的与会者的彼此尊重 会后两天内参会得拿到会议记录或者决议备忘 高效会议的人员准备：主持人 思考清晰敏锐 善于言词表达 良好的分析能力 抱着对事不对人的态度 公正 耐性 能灵活地应付“挑刺”人物 沉着并自我约束 具有幽默感 高效会议的人员准备：记录员 反应要敏锐 写字(或者打字)要快 对业务知识要比较了解 有较好的记忆力 有较好的文字组织、总结能力 会议广告 作业 说明会议的重要性都有哪些。 有效地举行会议，需要什么样的流程。如果让你主持一次会议，你将怎么做？影响会议有效性的因素都有哪些？如何避免？ 会议过程中几个重要角色分别是什么？都起什么作用。 第二节会议实施