ch8.2Excel查阅向导.docVIP

8.3 Excel数据库操作 数据库操作其实是一种数据管理工作，它包括数据的输入、查找、排序、分类、汇总、筛选等内容。这些内容在第5章已经讲述了，这里只讨论在数据库中查找数据的一种方法。 8.3.1 查阅向导 在一个较大的数据库中查找需要的数据记录是一个常见的问题，Excel提供了许多查找方法。例如，可以使用数据记录单查看（即通过Excel“数据”菜单中的“记录单”子菜单项进行查找），也可以通过筛选方法进行查找，还可以通过index，match，Vlookup等函数进行数据项的匹配与查找。 除了上述方法之外，Excel还提供了一种在数据库中查阅数据的方法，利用这种方法可以在含有行列标志的数据清单中查找。当知道某一列的值后，查阅向导查找与该值同行的其他列的值，反之亦然。8.3所示。由于该系学生较多，要从其中找出某学生的相关数据较为麻烦，当然使用数据记录单可以方便地查找出需要的数据。但数据清单的缺点是不能保存查找结果，在需要保存查找结果时，使用查阅向导就方便多了。 在图8.3中，E6，E7，E8单元格中的数据是使用查阅向导从数据库中查找出来的。其操作方法如下： （1）输入D3:D8及E5单元中的内容。 （2）用鼠标单击数据库中的任一非空单元格，这一步骤的主要用途是让Excel自动确认数据库的单元格区域。 （3）选择“工具”菜单中的“向导”子菜单，从中选择“查阅”命令，系统会弹出“查询向导-4步骤之1”的对话框，如图8.4所示。 （4）在如图8.4所示的对话框中，输入数据库所在的范围。如果在选择工具中的“向导”命令之前，活动单元格是数据库中的任一单元格，Excel会正确地在该对话框中填入数据库区域。 （5）在如图8.4所示的对话框中输入数据库区域之后，单击“下一步”按钮，系统会弹出“查询向导-4步骤之1”对话框，如图8.5所示。 （6）在如图8.5所示的对话框中，从“哪一列包含待查找数据”的下拉列表中选择需要查找的数据所在的数据列标志。在本例中，选中“姓名”，表示将在学生档案库中查找某同学的姓名。 图8.3 学生档案数据库 图8.4 查阅向导第1步 图8.5 查阅向导第2步 （7）在如图8.5所示的对话框中，如果“哪一行包含待查数据”的下拉列表所提供的数据中没有需要的数据选项，就选择该下拉列中的“没有匹配的行标志”，系统会弹出如图8.6所示的对话框，在该对话框中输入要查找数据的一个已有项。例如，已经知道某学生的学号为3121121，则可在该对话框中输入这个学号。现在的查阅意义已经很明确了，结合上一步骤可知，本次查找的是：在学生档案数据库中查找学号为3121121的同学姓名。 图8.6 输入查找行标志 图8.7 查阅向导第3步 （8）在如图8.6所示的对话框中输入待查数据的行标志后，单击“确定”按钮，系统会返回如图8.5所示的对话框，单击其中的“确定”按钮，系统会弹出查阅向导的第3步对话框，如图8.7所示。 （9）在如图8.7所示的对话框中，已经显示出了查阅的结果。选择其中的“下一步”按钮，系统会弹出查阅向导的最后一步，如图8.8所示。 （10）在如图8.8所示的对话框中输入保存查找结果的单元格。在本例中，输入E7单元格，表示把查得的学生姓名保存在E7单元格中（可以用鼠标选定E7单元格）。 （11）单击如图8.8所示的对话框中的“完成”按钮，结果如图8.3中的E7单元格所示。 图8.8 查阅向导第4步 说明：上面的查找步骤较多，似乎很复杂，但熟练之后非常方便。事实上，Excel只是通过这个过程构造了一个较为复杂的查找公式而已。在本例中，上面的操作过程建立的公式为“VLOOKUP(311121,$A$14:$X$342,MATCH(姓名,$A$13:$X$13,))”。 如果对VLOOKUP和MATCH函数非常熟悉，也可以直接输入这个公式。在不了解这个公式的情况下，要从数据库中查找多个不同列或行的值，一种比较好的解决方法是：第一个值可以通过上述的操作步骤查找，然后把Excel通过查阅向导创建的公式复制到其他要存放查询结果的单元中，修改公式中的参数就可方便地查找到新的值。在本例中，3121121号同学的班级和来源都是通过这种方法完成的。把E7单元格中查找姓名的公式复制到E6单元格，然后把该公式中的“姓名”参数修改为“班级”，就相当于在E6中输入了公式“=VLOOKUP(311121,$A$14:$X$342,MATCH(班级,$A$13:$X$13,))”。 8.3.2 数据追踪模板向导 1．数据追踪模板向导的工作过程 Excel为数据库的应用提供了一个特殊的模板向导，它就是“