中级秘书考证培训课件(三)日常事务讲述.ppt

119 非专职司机：副驾驶位置为上宾席 问题与游戏：表示尊重，为什么？（布什、普京），主人开车，舍命陪君子，电灯泡，打的。 A B C 非专职司机 A D E F C B 非专职司机 双排四座轿车 三排七座轿车 2、团体见面礼节常识 一般在机场或车站迎接来访团体时，主人一方应该先自我介绍，因为我们知道要接待的是谁，而客人一放往往不清楚来迎者为何人。由主人方的秘书或主陪人来为客人介绍自己方面的人。 见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎，主人一方的司机或秘书应该马上接过客人的行李放在车上。 涉外交往原则 信守约定 不必过谦 交往应酬时注意应对 讲究次序 尊重隐私 女士优先 涉外交往原则 当面对赞美时 当赴宴、馈赠时 当做客、拜访时 不必过谦 尊重隐私——“八不问” 年龄不问 1. 收入不问 2. 婚姻不问 3. 工作不问 4. 尊重隐私——“八不问” 住址不问 5. 经历不问 6. 信仰不问 7. 健康不问 8. 经典考题 英国XX大学几位有关人员要来秘书小王所在学院洽谈合作办学事宜。学院领导将这次接待任务交给了小王。 为了不辜负领导的信任，小王早早地做好了准备。他先对英国XX大学的情况进行了解，并根据对方提供的来访者有关资料进行了研究，最后写出了接待方案，并交给了领导，请领导审批。 方案主要内容有： …… 为表示我院对此活动的重视，决定使用高格接待的方式，接待英国客人。 请是教育局有关领导与我院领导一同迎接外宾。 为使外宾更多地了解我国的美丽河山，尽量多组织一些游览活动。 经典考题 …… 在迎接外宾的宴会上，院领导拿着小王为他精心准备的讲话稿首先发表了简短的祝辞：“先生们、女士们、同志们……” 双方祝辞后，就开始就餐。小王身边坐的是一位50开外的女士，为活跃气氛，小王不停地与她交谈，聊到高兴时，小王说：“看您身体真好，真是老当益壮啊！您老人家今年高寿啊？”当译员翻译完毕后，对方顿时怒意。…… 请分析案例，指出秘书小王接待工作存在的错误 经典考题 参考答案： 以上例子中，至少有以下常见的错误： （1）表示对此活动的重视，并不一定要用高格接待的形式。涉外接待中，用什么规格接待要符合国际礼规，也可通过双方商量来确定； （2）涉外接待不可过于铺张，甚至把公事变成单纯旅游，应以节约为原则，接待讲究实效； （3）小王准备的领导祝辞的抬头。明显违反了涉外礼仪基本原则中“女士优先”的原则，应改为“女士们、先生们”； （4）小王与身旁女宾的谈话，违反了涉外交往中“尊重隐私”的原则，女士的年龄不该问，也不能对上年龄的人说：“老人家”，因为在国外，人们是推崇年轻、讳言年老的。 三、安排来访者食宿、交通、行程 1、中餐礼节常识 （1）使用餐具的礼仪 （2）使用汤匙的礼节 （3）关于敬酒的礼仪 2、交通安全保障常识 线路较长，配置副驾驶员跟车。 1 2 3 4 5 6 7 主位 8 9 1 2 5 6 8 7 4 主位 3 第二 主位 一个主位时的位次排列 二个主位时的位次排列 （二）中餐上菜顺序 1.冷盘 2.热菜 3.汤 4.点心 5.水果 西餐的礼节——座次 （二）西餐上菜顺序 1.头盘 2.汤 3.色拉 4.主菜 5.奶酪、甜点 6.咖啡或茶 西餐的礼节——餐具使用 插入——用餐礼仪视频 经典考题 为答谢公众一年来对我公司事业发展的支持，公司定于10月20日举办一次大型联谊会，会后将安排宴请。此次活动将邀请工业局刘局长、税务局王副局长、宏远公司的李经理等，并邀请媒体记者和公众共约160人左右，请你说明安排宴请的程序(包括座位的排定)以及如何做好本次会议的宣传工作。 经典考题 参考答案： （1）本次宴请的程序 1）列出宾客名单并确定宴请规格。 2）确定宴请时间和场所，本次宴请应安排在高级宾馆或饭店举行。 3）确定菜单。 4）排定座位：应将工业局的刘局长、税务局的王副局长、宏远公司的李经理等排在上桌； 将工业局的刘局长排在本公司经理的右侧；将税务局的王副局长排在王副局长本公司经理的左侧；其他人按以主人的座位为中心，远高近低，右上左下的原则依次排列，而且尽可能让我方陪同人员与客人交叉而坐；为方便，席位确定后，将座位卡和桌次放在桌前方、桌中