浅谈煤炭企业档案信息化建设的实践与探索.pdfVIP

信息化篇 ·665· 数字档案的特点深入地挖掘档案价值，编写各种汇总性的档案专题 资料集及综合档案信息，为用户提供更多的档案资料，就最大限度地 实现档案的价值。 四、档案利用网络化。是提升档案服务水平的关键 档案信息的网络化，是运用现代通讯技术，建立档案现代化传输 平台，把各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，用 户通过网络查询信息，找到所需的档案资料。为档案利用提供了方 便、快捷的档案信息，无疑开发了档案的利用渠道，缩短了信息交换 的时间，最大限度地开发档案信息资源利用，使档案资料的来源更为 宽广。从这个意义上讲，档案利用的网络化的加入对于传统档案的 利用有显著的推动作用，推动了传统档案管理的服务机制创新，提高 了档案服务水平。利用网络化为档案信息利用，保障人们的知情权 益，满足人们对档案的利用需求，在档案现代化管理进程中，也面临 着许多问题，如数字信息的存储问题，储存信息的硬件的软件必须随 着计算机软硬件技术的发展而不断更新；数字档案著作权、知识产权 等权益保护的等问题，面对档案的现代化管理产生的新情况、新问 题，需要不断的补充和完善。 总之，企业档案的现代化管理是企业档案发展的新方向，是计算 机技术、数据库技术、网络技术在档案管理方面的利用，我们必须加 快现代化管理的步伐，运用先进的科学技术、信息载体和管理方法， 对企业产生的各种载体的档案实行系统、全面、科学的管理，努力实 现档案管理现代化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制，强 化管理意识，创新管理方法和管理手段，使档案管理工作与时俱进， 紧跟社会发展的步伐，并为企业的各项生产经营活动提供优质快捷 的服务。 浅谈煤炭企业档案信息化建设的实践与探索 淄博矿业集团有限责任公司档案馆郭 莉 随着信息技术在煤炭企业管理各个方面的广泛应用，档案管理 ·666· 齐鲁档案论坛 信息化已经成为不可逆转的大趋势。在这种新形势下，国家档案局 发布《全国档案信息化建设实施纲要》，对加快档案信息化建设提出 指导意见；山东省档案局2006年在“十一五”规划中，对未来-N五 年建设企业数字化档案馆提出具体要求。如何加强档案信息化建设 成为摆在企业档案工作者面前的一个机遇和挑战。利用档案信息化 手段最大限度开发利用档案资源，为企业生产经营、文化建设、和谐 矿区构建提供方便快捷的信息化服务，成为煤炭企业档案工作的首 要任务，下面结合本企业实践谈几点做法和体会。 一、煤炭企业档案信息化建设的必要性 1、可以有效提高企业的决策水平。 近年来，我国煤炭企业有相当一部分都实施了跨地区发展战略， 企业内部单位之间跨地市甚至跨省的情形越来越多。比如淄矿集团 主要生产经营单位分布在山东、陕西、贵州、云南、内蒙古五省的淄 博、济南、济宁、咸阳、黔西南、曲靖、鄂尔多斯七市(州)，这给煤炭企 业档案管理和利用提出新课题。在企业整个管理层面上越来越依靠 计算机信息处理的今天，档案管理信息系统建设的滞后势必会产生 信息链的脱节，影响到整个企业信息系统的建立和完善。开展档案 信息化建设，可以实现跨越地域的同步信息交换，企业在获取、传递、 利用档案信息资源方面更加灵活、快捷、广域和开放，企业的信息、决 策行为高度集成化，从而极大地增强企业管理者的信息拥有量，提高 企业的决策水平。 2、提高档案信息资源的利用价值。档案管理的核心工作在于如 何通过规范的管理来提高档案的利用效率，档案存在最主要的价值 就是提供利用，如果利用效率很低那么档案也就失去了它存在的价 值。没有信息化系统的支撑，档案的剩用效率和管理效率非常低；若 想对有价值的档案信息，做深层次的高质量的编研更是非常困难。 只有进行档案信息化建设，运用计算机信息检索的强大功能，才能轻 而易举地完成大跨度大范围的信息检索，提高档案资源的利用价值。 3、提高档案保管质量。纸质档案和实体档案的频繁借阅会缩短 档案的保存寿命，由于历史上大量的纸质档案没有电子备份，纸质档 案文件在企业正常的档案保管条件下存储的生命周期相对较短，比 信，包化篇 ·667· 如本企业建国初期形成的煤矿地质地形图等档案，现在纸质已