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部门自存档案管理培训
部门自存档案管理培训
——昆明医科大学2016年下半年档案工作培训会
一、部门自存档案
? 什么是部门自存档案？
部门自己形成、收集、管理、利用
特指部门自己管理、利用（短期），区别于移交
学校档案（永久、长期）
移交-预立卷
自己保管利用
一、部门自存档案
? 问题 部门自存档案与移交学校档案是
否会有交叉重复？
无电子文件的档案会存在交叉、重复（利用率较
高）
? 解决办法
优先级：1.学校档案室（原件）
2.部门（复印件）
趋势：数字化
一、部门自存档案
? 部门自存档案的重要性！
审核评估—— 日常好，就没有那么忙了！
基础工作的重要性
反思：
查缺补漏 制度完善 标准化管理 内涵建设
移交学 评建 部门自
校档案 档案 存档案
二、部门自存档案的收集
? 收集内容
管理部门：
《关于印发 《昆明医学院管理部门基础管理档案分
类编号指导目录》 （试行）的通知》昆医评建
〔2007〕评字第3号
教学部门：
《昆明医学院关于迎评促建教学与管理档案建设整
体工作的实施意见》昆医院发〔2006〕163号
二、部门自存档案的收集
? 收集对象
“人人是归档主体 事事是归档内容”
? 收集方法
档案管理系统 随办随归
? 要求
内部移交台账清楚 手续完备
三、部门自存档案的保管
? 现状及存在问题
各部门分类编号不统一
应付式管理（有目录、没实体）
? 电子档案
档案管理系统
? 纸质档案
保密、安全
三、部门自存档案的保管
? 分类编号
年度-二级部门-问题/科室-件号
行政管理部门：
年度-二级部门-科室-件号
党群部门、教学部门：
年度-二级部门-问题-件号
例：2016-人事处-工资科-1
2016-基础医学院-学生工作-1
四、部门自存档案的利用
? 建立部门查借阅制度
做好利用登记、交接
（参见学校相关制度）
安全保密
（参见学校相关制度）
? 深层次的开发利用
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