公文写作培训资料之一讲述.ppt

公文处理基本格式 南漳县教育局办公室 吴雪峰 一、关于公文通用纸型的规定 根据2012年新的公文印制格式规定，公文用纸采用60克至80克的国际标准A4纸型。 在平时的工作中有不少学校、单位还在用以前的16开和8开的纸型，在这儿做个统一规定。从今以后所有单位公文用纸（包括向教育局上报的各类文书材料），一律改用A4纸型。 二、关于办公软件选用规定 三、关于公文的页面设置 利用金山文字软件排版公文，页面设置为上：37毫米，下：33毫米，左右：各27毫米； 段落里面金山文字首行空2格，行间距为4.5毫米。这样设置以后达到每面排22行，每行排28个字。 四、关于公文标题字体字号、排版格式设置 1、字体、字号的选择。红头文件标题，必须用二号宋体；其他公文，一般用小二号宋体。 2、标题排版的格式：可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 ⑴标题只有一行时，居中排布； 例如： ⑵标题有两行时，居中排布的同时，一般做到上短下长，除非是分行词意不完整采用上长下短； 例如： ⑶标题有三行时，居中排布时，要做到第一行短；第二行长；第三行比第一行长比第二行短。 例如： 五、关于公文正文字体字号、数字用法的规定 在字体和字号上，如无特殊说明，公文中一般用3号仿宋字体。 公文中正文标题用什么字体 一级标题：用三号黑体； 二级标题：用三号楷体； 三、四、五级标题：用三号仿宋。 如果标题中需要突出某个标题的话，可以用加粗的方法来突出。（适用于二、三、四、五级标题，一级标题是黑体了没有必要在加粗） 标题和数字在公文中的具体用法 公文中数字的用法很重要： 一级标题用大写：“一、二、三”； 二级标题用大写：“（一）、（二）、（三）”； 三级标题用阿拉伯数字：1、2、3； 四级标题用阿拉伯数字：（1）、（2）、（3）； 五级标题用阿拉伯数字：①、②、③。 标题和数字在公文中的具体用法 例如： 六、关于公文附件相关规定 用三号仿宋。 请发文件的机关各科室、二级单位和县直学校的参训同志们注意，你们在印制文件附件的时候也要按照今天所讲的相关规定执行。 附件要求 即：公文中如有附件，在正文下空一行左空二个字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 附件正文 应当另页编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件正文的格式要求同公文的正文要求是一s样的。 七、关于成文日期的相关规定 三号楷体，一般与正文相隔两行。 成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”； 正确的方法是在插入里面“日期与时间”中直接插入大写的到公文中，如果日期跟当天的日期不对，直接在上面修改即可。 通常单位落款和成文日期与右边距相隔三到四个字，在党群公文成文日期和我们行政机关的成文日期有区别，用的是阿拉伯数字，且落款单位和日期相错两个字。 八、关于页码的设置 用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 在此也做个明确规定：只要是红头文件，必须按照此规定来设置页码；其他上报的文书材料及公文，可以把页码设置在中间，但是字号和标准要跟我上面讲的要求一致。 九、关于WORD97排版的相关要求 WORD相信大家用得比较多，也比较熟悉。WORD段落里行间距是28磅。另一个就是页码的设置，要求是一致的，但是设置的方法不一样。 金山文字2003页码是怎么设置的 金山文字中先点插入里面的“页码”，然后点“格式”中数字前后各有一个横“—”的数字；“位置”里面点“页脚”；“对齐方式”里面点“居右”；“页码”中点“文件起始页码1”。这样第一页右下角出现一个“—1—”，然后再把页码设置为四号字。 金山文字2003页码是怎么设置的 奇数页设好后设偶数页，在设偶数面之前先点“页面设置”，里面有个“页眉页脚”，“页眉页脚”下面有个“左右页内容不同”在前面打个“√”；即可。 金山文