特殊载体档案管理软件的开发.pdfVIP

信息化篇 ·615· 四、发挥电子档案优势，积极开发利用 与传统纸质档案相比，电子档案的优势在于快速便捷地检索和 利用。这靠人工是无法实现的，只有借助计算机等现代化设备和科 学设计的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现。电子档案提 供利用一般有提供拷贝、通信传输和直接利用三种方法。例如，目前 胜利石油管理局档案中心开发的档案管理系统的投入使用，就已实 现了电子档案管理的标准化和规范化，并通过培训提高档案人员的 业务水平，保证了电子档案的安全，使电子档案永久地处于可准确提 供利用的状态，更好地为企业各项工作服务。因此电子档案的利用 首先要建立切合实际的切实可行的利用制度；其次，利用现代化的技 术、设备最大限度地发挥电子档案的优越性，档案部门应能够提供符 合利用者已有硬件及软件的电子档案拷贝，或通过网络提供远程档 案服务，是利用者摆脱时间和空间的限制，随时随地的获取所需信 息。 电子档案的产生利用，使档案工作高效率、高水平为社会和企业 服务成为现实，为档案利用者提供了快捷方便的服务。最大限度地 开发档案资源，实现档案资源共享，同时也促使档案工作由传统手工 操作形式转向了计算机为主体的现代化办公方式，大大提高了档案 工作人员的工作效率。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别 重要。只有做好这方面工作，就能准确、快捷、安全、完整地向用户提 供各种方式的服务，满足用户的需求。 特殊载体档案管理软件的开发 胜利油田胜利工程设计咨询公司 刘卓玲 东营市勘察测绘院王宝武 软件是计算机系统中与硬件相互依存的另一部分，它是包括程 序、数据及其相关文档的完整集合。其中，程序是按事先设计的功能 和性能要求执行的指令序列；数据是使程序能正常操纵信息的数据 结构；文档是与程序开发、维护和使用有关的图文材料。档案管理软 ·616· 齐鲁档案论坛 件是档案管理部门对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应 用软件系统。计算机管理档案的实质就是用数据处理的方式管理档 案信息。利用计算机进行加工处理的档案信息就叫档案数据。计算 机通过一定的规则对档案数据进行收集、整理、分类、存储、鉴定、检 索、统计、编研、利用等，最后输出需要的信息，为利用者提供优质服 务。本文就特殊载体档案管理软件的开发谈一点浅见。在本文中特 殊载体档案指照片档案、录音录像档案、光盘档案以及奖状、证书、奖 牌等实物档案。 一、特殊载体档案管理软件应具备的功能 计算机管理系统可以在特殊载体档案管理业务过程中各个环节 都发挥一定的作用，包括档案的收集、整理、编目、保管、检索、利用、 统计和鉴定销毁等。但首要要求是利用计算机软件来管理好特殊载 体档案的组织架构以及信息内容，以方便查询，所以编目管理，即目 录管理，是计算机管理系统的核心功能。 1．整理编目功能。该模块应具备数据采集、类目设置、分类排 序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据 特殊载体档案管理需要增设关键词、主题词及分类号的自动标引功 能。能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并满足自动按照特 殊载体档案分类类目进行分类和排序的要求；能自动生成符合特殊 载体档案工作相关标准的各类目录和统计表，有较强的统计功能；能 自动生成特殊载体档案管理所需各种卷号，并能由用户自主修改和 重排序，保存时有防重号校验功能；能打印输出符合特殊载体档案工 作相关标准规范的各类目录、统计表等。 2．数据管理功能。该模块应具备对特殊载体档案各类档案目 录及原始信息进行管理的功能。主要包括：特殊载体档案数据库的 建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。软件应 提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入 方式。数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数 据结构设计应符合检索优先的原则。具有文档一体化功能的档案管 理软件，应能保证系统内文件处理部分录人的数据与档案数据对应 项目的格式一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。各 信息化篇 ·6，7· 种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。 式；音频数据采用MP3、W