办公室行政统筹管理与助理、秘书高级培训课件讲述.ppt

高级秘书、助理技能提升与行政统筹管理 2012年9月7-8日 长沙 主讲人:王燕 办公室 办公室是各单位内设置的综合性行政机构。 承上启下，协调左右，联系内外，传递信息，研究政策，辅佐决策。 办公室的灵魂人物－－办公室主任 （一）新时期办公室工作面临的挑战与机遇 统筹企业行政管理 参与重大事项的决策 谋划企业的运营与发展…… 办公室工作概论 （二）办公室的地位与职能  办公室管理工作的关键点 制度/文书档案管理 公关/接待管理 会议/活动管理 设备/设施管理 行政费用管理 危机管理 领导的类型 一、报时型领导 存在的问题 1、尽管一切正常，但领导会非常忙碌，很辛苦。 2、领导不在时，工作会陷入混乱，没有拍板的人了，大家不知道做什么 ，怎么做。 二、造钟型领导 给大家造一个钟，让员工自己看几点了，让企业有一种自动运行的机制。 只关注例外、异常、制度框架外的事情 办公室管理的三重境界 第一重境界： ------让办公室有一个自动运行的机制 途径：制度建设 依靠:管理者的掌控能力和规范能力 规范管理和制度建设是一切先进管理理念和方法的基础； 领导的任务：设定目标、建立流程制度、协调外围良好的关系、资源支持、辅导培育下属 。 办公室管理的三重境界 第二重境界： --让办公室每一个员工都有自动运行的机制 途径：动机的激发 手段：综合运用绩效管理和团队建设 依靠：管理者的价值观和激励能力 领导的任务：辅导下属、激励下属、领导下属时要“看人下菜碟”。 办公室管理的三重境界 第三重境界：无为而治，不用管理。 最高境界 是员工的自动运行和组织的自动运行相结合，互相推动，互相促进 文化的建设和员工队伍的培育与发展 办公室管理要做到最高境界 有三方面条件作为前提 一是完善的流程、管理体系，以目标管理、绩效考核为导向的管理系统的建立，每个人明确自己的岗位职责和目标，按照企业制定的流程、规范化、标准化运作，奖勤罚懒，奖罚分明，以业绩结果为导向，优胜劣汰，适者生存； 二是良好的企业文化的建构与实施，企业有自己的经营理念、价值观、精神，有自己的信仰体系，并通过有形、无形的组织活动灌输到员工的思想、行为当中，规范员工行为，营造整个企业积极向上、乐观、欢快的氛围，形成一种气场； 三是有高中基层强有力的领导团队，每个层面领导者都能以身作则，影响和激励下属，让大家追随你去实现目标，为下属塑造一个美好的梦想和愿景，使下属有奔头、有追求，人企合一，共同实现企业目标。 （三）、新时期办公室工作的四个转变 1、从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋 划策； 2、从收发传递信息转变为综合处理信息； 3、从单凭老经验办事转变为实行科学管理； 4、从被动服务转变为力争主动服务。 搞好办公室工作的思路 让工作触点成为管理亮点 办公室主任 特殊位置： 承上启下 沟通内外 联系左右 兵头将尾 角色： 对上的“秘书、参谋、助手” 对下的“领导” 对外的单位工作“大管家” 对内的单位事务“牵头人” 办公室主任应有的管理理念 1.目标管理 －目标设定、在职辅导、激励与反馈 2.团队精神 3.勇于承担责任 （赢得信任、追随；增加勇气，发现问题，提升自我） 4.注重结果的同时善于思考 办公室主任应有的管理理念 5.权变的管理方式 一把钥匙开一把锁 6.决不纵容能力不足的人 7.眼中不能只有超级明星 领导者的风格 权变领导---管理风格 秘书的职业定位及技能要求 --秘书的职业定位.ppt 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇 一个优秀的秘书需要具备： 但是， 一个优秀的秘书最需要具备： 如何做一个出色的秘书 案例分享 －－..\贵阳\参考\秘书工作案例.ppt 成为优秀秘书的方法 ---..\需打印资料\一个秘书冷热之道.doc ----..\学员课件\如何做好一个秘书.ppt 案例分享 －－..\昆明\学员\案例分享-九段秘书.ppt 成为一名称职的办公室主任（秘书、助理）的思路 观点二：想干事、能干事、干成事、不出事。 1.想干事——是一种状态，一种激情。 2.能干事——是一种能力，一种胆识。 3.干成事——是一种追求，一种效益。 4.不出事——是一种底线，一种坚守。 观点三：办公室工作无小事，事事都要精细化。 细化——是精细化的前提 量化——科学见于计量 流程化——管理始于流程 标准化——绩效始于标准 协同化——高效来自协作 严格