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浅谈文件生命周期理论发表时间：2012-8-16来源：《中学课程辅导·教学研究》2012年第30期供稿 作者：胡月[导读]?文件生命周期理论是档案学的基础理论之一，认识文件生命周期理论对做好档案工作有着重要的指导意义。摘要：文件生命周期理论是档案学的基础理论之一，认识文件生命周期理论对做好档案工作有着重要的指导意义。关键词：文件生命周期理论；档案学；产生；内容；意义??文件生命周期理论是将文件从最初产生到最终被销毁或被永久保存的运动过程看作是一种生命现象，研究这一过程中文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论学说，是对文件运动过程和规律的客观描述与抽象总结。文件生命周期理论是档案学的基础理论之一，也是档案学走向成熟的重要标志。认识文件生命周期理论对做好档案工作有着重要的指导意义。??一、文件生命周期理论的产生??文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的，它首先诞生在国外，主要是欧美国家，之后在世界许多国家得以盛行。进入20世纪，世界人口增长速度加快，各国政府的职能都在扩大，特别是两次世界大战和20世纪30年代经济危机的爆发使得政府的作用越来越重要，公务活动越来越频繁。文件作为政府机关的管理工具和活动记录，也随着政府活动的增多而大量增加。据记载，美国国家档案馆于1934年在华盛顿成立时，就保管了100万立方米的联邦文件，随后以每年6万立方米的速度增长，到20世纪30年代末，文件的年增长量上升到16万立方米，到了1943 年，文件的年增长量更是达到了60万立方米。如此暴涨的文件数量给美国政府带来了巨大的压力，几乎到了难以承受的地步。??当时的美国伊利诺斯州档案馆馆长玛格丽特?克罗斯?诺顿在1944年提出了富有创新性的见解：“很显然，任何机关不再可能保存其活动中产生的全部文件，档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件”。这一观点得到了美国国家档案馆专家菲利蒲?布鲁克斯的赞同和支持。1950年，伦敦大学艾利斯教授在第一届国际档案大会上提出了文件生命的“三阶段论”，即关于文件的现行、暂时保存和永久保存三阶段理论。英国档案学者马勃斯在1974年发表的《文件中心的组织》中系统地论述了艾利斯的观点。80年代开始，国外对文件生命周期理论的研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，也涌现了一些颇有深度的论著。尤其是阿根廷档案学者曼努埃尔?巴斯克斯的《文件的选择》和《文件生命周期研究》这两本著作，成为全面系统论述文件生命周期理论的代表作。延续至90年代，文件生命周期理论不仅流行、扎根于欧美国家的档案界，而且推广到广大第三世界发展中国家的档案工作研究领域。??二、文件生命周期理论的内容??文件生命周期理论的核心内容可以概括为：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段(文件的整体运动过程具有阶段性特征、文件运动过程的各阶段具有不同特点、引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化)；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。??l.文件的最初形成到最终销毁或永久保存，是一个完整的运动过程??(1)文件是一个广义的概念，无论其载体形式和记录方式如何，都是人类社会实践活动中直接产生和使用的信息记录。现行文件和历史档案都是广义文件运动过程中的某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。??(2)文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。文件最初产生、保管和频繁利用，然后是由于其偶尔的作用和潜在的价值被送往档案室，最后当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案馆永久保存外，其他一概销毁，这一发展过程是连续的。??2.文件价值状态的变化过程可以划分为若干阶段??(1)文件的整体运动过程具有阶段性特征。从文件运动形态可分为现行、半现行、非现行三个阶段；从文件保存场所可分为承办单位留存、中间档案馆留存、总档案馆永久保存三个阶段；从文件运转流程可分为产生办理、现行利用、过渡保存、历史保存四个阶段；从文件管理程序可分为文件形成、使用和维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段。划分方法尽管不同，却共同反映出文件的运动过程具有阶段性的这一事实。??(2)文件的各个阶段各有不同的特点。如文件的运动形态的各个阶段的特点：现行文件现行作用突出，频繁使用，部门使用，存在本部门；半现行文件现行作用减弱，利用率降低，部门使用为主，检验历史价值，存在本部门或档案中心；非现行文件现行作用消失，无历史价值的淘汰，服务对象扩展到社会，档案馆保存。??(3)文件价值形态的规律性变化引起了文件阶段性的变化。期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆无论是将文件生命周期划分为现行、半现行和非