《高等学校档案实体分类法》实际操作中若干问题思考.pdfVIP

KEXUEGUANLI 回国国国 j 销等酬露露露偷摸翩翩雄事解闹剧警 j 口 广西职业技术学院综合档案室邓晓理 摘 要本文重点阐述了实施《高等学校档案实体分类法》的意义，以及在实际分类工作中出现的问题，最后根据从事档案工作 的一点经验粗略谈一下自己的想法，与档案同行一起探讨学习。 关键词档案分类法问题思考 生工作部学生，思想政治工作t圳、报告、总结放DQI4-8(永久);学生 一、实施《高等学校档案实体分类法》的意义 思想政治工作典型调查材料和统计放DQI4-9(长期);关于学生政治 为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学 校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索 工作队伍的选拔、管理文件放DQI4-lOC长期);各系学生政治工作人 的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管 员名单放 DQI4-11(长期);学籍管理放JXI4; 毕业生放JXI7; 团委 放DQI7;学生运动会放JXll-7 等等。都是同一问题，分布得太分散， 理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的开发利用工作， 更好地为学校工作和社会主义建设服务的目的。现行的《高等学校 不便于管理和查找，势必对高校档案的开发利用造成一定的影响。 档案实体分类法》是 1993 年 11 月由原国家教委教办发布的，1994 3不明确性。针对下发文的权限问题不明确性。在实际分类过 年 1 月开始实施。该分类方法以‘领域范畴和‘内容性质为依据 程中，常常会遇到一些不知所措和无从下手的境地，比如在分到领 将高校档案划分为十大类(一级类目)，下设若干个二级类日，以汉 导任免通知时，副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、 通知等材料(包括上级批准的，要附任免呈报表)的文件应该是以党 语拼音和阿拉伯数字作为混合的分类代码，直观、准确、易识、易记。 它的实施是高校档案管理工作的一大进步，为我们提供了一个科学 委名义下文放在 DQ13-5(永久)与人事处权限内的干部任免(科级 实用的档案分类办法。(高等学校档案实体分类法》的制定与实施， 以下)文件及名册等材料应以行政类下文应放在XZI2-6(永久)，但 影响了高校的档案管理工作，是高校档案分类工作实践的历史转折 在日常工作中经常会出现副处级以上任免的文件按行政的形式下 点。它保证了档案馆(室)藏的完整性，促成了馆(室)藏内容的系统 文而不是以党委的名义下文，落款单位名称也是以行政形式呈现， 化，实现了馆(窒)藏分类与排架的统一性，使我国高校档案管理向 就出现了不知道到底放在DQI3-5 还是XZ12-6 的情况，放在哪里 标准化、科学化、规范化发展。 都不对的现象。 二、《高等学校档案实体分类法》在实际分类过程中出现的问题 三、实施《高等学校档案实体分类法》的一些粗略设想 1.矛盾性。主要是高校内部组织机构职责范围设置与《高等学 L内部组织机构设置应参照《高等学校档案实体分类法》。高校 校档案实体分类法》的矛盾性。由于各单位内部机构设置情况不同， 内部组织机构设置的职责范围直接影响到高校档案的分类工作。职 对档案分类造成了一定的困扰，比如计划生育文件及领取独生子女 责范围不同，行文的形式也就一定程度受到影响，为了使文件在分 证名册等文件按高校内部组织机构职责范围设置情况应该放在党 类过程中能够顺利进行.建议高校是否能在设置本校组织机构职责 群工会 DQI6，但按实体分类法则放在总务 XZI5-8C长期)。在《高 范围的同时，适当参考」下《高等学校档案实体分类法》中的分类范 等学校档案实体分类法》中工会划归为党群类(DQI6)，教代会 围，进→步解决高校内部机构设置的职责范围与《高等学校档案实 隶属于行政类(XZll )。但在高校的实际工作中，教代会工作属于工 体分类法》之间的矛盾。加强办公室工作人员的素质培养，严把行文 会工作范围工会是教代会的具体