不动产统一登记新常态下如何做好土地登记档案的整理分类和数字化.pdfVIP

SHUZIGUOTU 不动严统-登记新常态下 如何做好土地登记档案的整理分类和数字化 土地登记档案是土地产权 归属的重要依据，是确 保土地交易安全的重要保障。 随着 土地登记档案管理和信息化水平的 不断提高 ， 有效保护了土地权利， 保障了土地交易 。 然而，从土地登 记档案的日常管理和利用，以及历 年来土地登记引发的行政诉讼、行 政复议来看，土地登记档案管理仍 然存在着诸多问题，严重影响了土 地登记的公信力 。 随着不动产统一 登记工作的日益临近，如何做好土 地登记档案的整理分类和数字化， 显得尤为迫切和重要。 本文仅就如 何做好土地登记档案整理分类和数 字化进行初步探讨。 -、整理分类是做好土地 登记档案数字化的前提 笔者认为，土地登记档案数字 化前，必须先建立一套科学的分类 体系 。 通过科学的分类，将大量的 土地登记资料按其自身内在的联系 组织起来 ， 同时按着不同的使用目 的区分开来，形成信息完整使用方 便的土地登记档案。 分类体系太繁 琐会给档案的管理和查询带来不 便，过于简单又不能满足土地登记 档案管理工作的需要。 可以说，建 立怎样的分类体系，就决定怎样的 土地登记档案的存在与发展，也势 必决定选择怎样的管理方法。 现阶 段，全国还没有通用的分类体系， 各地根据实际工作建立起来的分类 也不尽相同，但其中多数都是按土 口温州市土地登记交易中心周兆杰 地登记档案的形成年 度或按宗地归属进行 分类，即: 一是按土地登记 档案的形成年度分 类，即根据土地登记 发证时间，随机整理 归档。 二是按土地登记 档案的形成年度结合 地籍子区分类，即按 照土地登记发证时间 ... ‘数字化现场 结合地籍子区进行分 类后，随机进行整理归档。 三是按土地登记宗地进行分 类，即根据宗地 、 土地权利人为单 位进行立卷，按形成时间顺序进行 整理归档。 四是土地登记档案按宗地、土 地权利人为单位进行立卷归档 ， 抵 押登记 、 抵押注销登记、查封登记 类的档案，与原宗地分离后按年度 随机整理归档。 根据长期多年来的土地登记管 理工作经验和对土地登记档案的管 理、使用情况分析，笔者认为，土 地登记档案属于动态变化的档案， 其分类应与文书档案按年度分类归 挡的办法有所区别，分类既要考虑 到过去，又要考虑到现在和将来的 发展;既要考虑到日常土地登记形 成的档案归档问题，又要考虑到方 便今后的长期利用和管理问题，如 宗地注销登记后实体档案的管理问 题等。 笔者以为: 第一种、第二种分类方法，两 者大同小异，按发证时间进行分类 是比较简便的一种方法，但这两种 方法建立起来的档案其中会夹杂着 大量重复的登记资料，无论从经济 角度讲，还是从土地登记档案管理 利用角度讲都是不足取的 。 这两种 方法实质上是将一宗地在动态变更 过程中形成的具有内在联系的档案 分割孤立开来，破坏了土地登记档 案间的内在联系，虽然方便了眼前 的管理，但不适应档案的更新工 作，容易给今后的长效管理留下隐 患。 第三种分类方法，虽然将一宗 地所有登记类型的档案都归在了一 起，但方法过于简单，对一些变更 登记次数多的宗地，以及多次发生 抵押登记、抵押注销登记和查封登 记的宗地，容易造成档案数量的庞 杂，不便于实体档案利用管理。 第四种分类方法，结合了第一 E￡ZZSOMS|EE 圄土资源 LANDRESOURCES 种、第二种和第三种方法的优点， 将初始登记和变更登记的档案分别 立卷后按宗地进行归档，可以减掉 日常登记档案中大量重复的登记资 料，保持了档案之间内在的联系， 便于档案的利用管理;同时将抵押 登记、抵押注销登记、查封登记类 的档案分离开来按年度进行归档， 便于今后对这些有保管期限的档案 进行定期销毁，减轻了档案的数量 和库房的存量，也节约了档案管理 经费。 因此，笔者建议土地登记档案 的分类，应按第四种分类方法进行。 二、培训是做好土地登记 挡囊数字化的基础 培训，即培养和训练。一般而 言，数字化前整理的培训通常为岗 前培训，即利用多种形式由档案管 理人员和土地登记业务人员对外包 公司档案整理人员在整理档案之前 进行初步业务培训，内容包括档案 安全管理、整理工序要求和土地登 记基本知识等。根据《中华人民共 和国档案法} 纸质档案数字化规 范} 土地登记规则》等规范性文 件的要求，通过对外包公司整理人 员进行岗前培训，使其准确掌握土 地登记档案数字化前整理的相关制 度和具体要求，保证整理工作的顺 利开展及整理任务的顺利完成。培 训主要内容为: (一)档案安全管理相关制 度和规定 以《中华人民共和国档案法》 中有关维护档案安全的相关规定及 档案室制定的《档案保密制度》 《档案利用制度} 库房管理制 度》等各项安全保密规章、制度为 基础，通过系统的理论学习配以生 动的案例