合同资料管理指南讲述.doc

合同资料管理指南 为建立和完善公司合同等资料的管理制度，加强对合同证据资料的收集、整理，减少在可能发生的诉讼中因无法举证而遭受不应有的损失，请相关部门按以下要求进行合同及相关资料的收集、整理及存档。 第一章 合同证据资料管理要求、合同证据资料管理的主要任务 1、合同证据资料的收集 2、合同证据资料的分类和整理 3、合同证据资料的存 4、合同证据资料的提供用。 保存合同证据资料的基本要求 1、必须具备真实性 证据必须是在实际实施合同过程中的，必须完全反映实际情况，能经得住对方推敲。 2、必须具有全面性和完整性 证据应能说明事件的全过程，所涉及的问题都有相应的证据，应能形成完整的证据链条，不零乱支离破碎。 3、必须符合特定条件 （1）证据必须是事件发生时的书面文件。一切口头承诺、口头协议均无效。 （2）变更合同的协议必须由双方签署，或以会议纪要的形式确定，且为决定性的决议。一切商讨性、意向性的意见或建议均不应算做有效的证据。 所有证据均需严格保留原件。 4、必须具备及时性 证据是过程中的记录或对合同履行过程中有关活动的认可，通常，后补的证据很难被对方认可。如果书面材料无法搜集，就应当及时搜集视听材料。 、合同证据资料的管理方法 、合同资料的归口管理部门，负责对签订的合同统一编号统一登记存档。 、建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况的登记台帐。 3、合同承办部门应严格执行合同起草、签订、履行、变更程序和规定 4、合同或补充协议签订后，合同承办部门应将合同原件提交本单位经营部和财务部各一份。业务部门签订的所有合同原件应提交公司经营部一份存档。 5、合同承办部门要积极跟踪和监督合同的履行，注意收集、保有关合同的证据资料原件。合同履行完毕，合同承办部门应将与合同有关的全部资料原件整理归档，保存备查。 、要加强对合同资料的理和。人员应定期将合同有关资料原件按合同编号整理好，，不得随意处置、销毁、遗失。 、合同资料原件在发放过程中，要建立严格的签收制度。合同资料原件的借阅，实行登记制度，不能按时还，应及时追踪、原因。 部门按年度合同资料移交。公司。 、合同证据资料管理中应注意的几个问题 1、合同证据资料管理应着眼于全局 有别于普通文件资料，合同证据资料的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能像普通文件资料那样按时、定期，稍不留心就会出现遗漏。因此，在合同证据资料的收集、整理过程中，管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同证据资料的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同证据资料的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充。在实际的工作过程中，合同证据资料的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同证据资料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同证据资料收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护的合法权益。 2、收集应及时 这要求资料管理人员了解合同的办理情况，正式合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集。对于其他相关的合同证据材料、以及履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同证据资料的遗漏时效的损失。 3、收集范围应注意全面与准确 要求合同资料管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的证据材料，能够准确、地反映。 4、提供利用应注意规范 鉴于合同证据资料的重要意义，管理部门或档案部门在提供利用时，除特殊情况外，一般不应提供原件，而是提供复印件，这样既方便了利用又减少了磨损；同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机密。 5、管理部门与业务部门的协作互动 要做好合同证据资料的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。管理部门应配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。还应大力宣传合同证据资料的重要意义相关的法律知识，加强业务部门的证据意识，为合同证据资料的管理奠定良好的基础。 章整理求 1、所签订的合同尽可能使用本公司的合同范本。 2、公司要求留存合同原件三份。必须有签约双方的代理人签字和盖章，签订日期、合同号、双方信息准确、全面。签订的合同如有传真件、扫描件的要保证清晰、完整。 3、适用于：物资购销合同、运输合同、房屋租赁合同、办学（培训）合同等。 合同资料收集 1、合同主体的资格证明 （1）公民：身份证、户口簿、护照或者其他相关证明。 （2）个体工商户：身份证、户主的户口簿、营业执照工商登记证书等。 2、合同及相关证明资料 （1）合同附件 （2）合同谈判记录等洽商资料，与合同有关的信函 （3）变更补充协议 （4）合同解除或终止协