-553沟通尾控z制程序.docVIP

1 目的 1.1为了有效地对与公司管理有关的信息进行管理与传递，规定内外部信息沟通的方法和内容，确保公司内外部及公司不同层次和职能部门之间相互沟通、协调，促进工作高效进行。 2 范围 2.1适用于公司内外部信息沟通管理。 3 流程 4 职责 4.1综合部负责信息沟通有效性的管理。 4.2总经理负责信息沟通的领导，主持召开公司会议。 4.3各部门主管负责本部门内的沟通工作，主持召开本部门的内部会议，将本部门的工作部署传达给员工，回复员工的工作请示、汇报，将本部门的重大或特殊情况和问题向总经理汇报，请示。保持部门与部门之间的沟通与配合。 5 信息分类 5.1外部信息 5.1.1国家、行业相关部门的行政文件和有关的法律、法规和标准等； 5.1.2外部检查、参观、访问； 5.1.3 相关方的信息，包括：顾客、供方、顾客抱怨等。 5.2内部信息 5.2.1 质量管理体系运行情况、质量方针和质量目标的实施情况等； 5.2.2生产过程情况、产品检验和试验情况； 5.2.3产品情况，如新产品的开发与投入、产品的改进与换代； 5.2.4其他内部信息，如员工的建议、新的工作方法的采用等。 6 方法程序 6.1信息沟通方法： 6.1.1请示、汇报 6.1.1.1请示范围： 超出自己的职责权限范围或自己职责权限内的重大可能影响到本公司权益的事项，需要得到上级指示后才能进行的工作。 6.1.1.2汇报范围： 下级向上级汇报下列事项： a) 上级布置的工作的完成情况； b) 在执行法律、法规等方面遇到的问题； c) 在工作中遇到的难点、矛盾和经验教训； d) 服务意识和积极性发挥情况； e) 本公司行政体系和质量管理体系运行中存在的问题及改进建议。 请示汇报方式： 可根据事项的重要性和紧急程度选择使用下列方式向上级请示汇报： a) 口头请示、汇报； b) 书面请示、汇报。书面请示汇报及书面请示的批复保留存档，保存期限按有关规定执行。 6.1.2会议沟通 a) 定期会议 每天车间在上班前十分钟按照《班前会制度实施细则》由车间主任或其指定者主持召开班前会； 每周五下午2点由综合部牵头，总经理或其指定人主持召开公司各部门负责人参加办公例会。对日常工作和需解决等事务在会议上进行沟通，达成共识。会议由综合部作《会议记录》。 如有必要，总经理主持召开经理办公会议，对公司的管理生产等方面的重大问题做出决策； 每年公司召开一次各部门负责人管理评审会议，对公司的质量管理体系做一次综合评价。管理评审会议按《管理评审控制程序》执行。 b) 临时会议 当有需要动员和布置全公司的工作时,总经理可决定临时召开公司会议。会议由综合部作《会议记录》，并保留存档，保存期限按《记录控制程序》规定执行。 c) 部门内部会议 各部门主管根据需要（如传达上级指示，布置部门工作及质量管理体系运行情况等）组织召开由本部门人员参加的会议。 d) 文件报表沟通 公司和公司各部门可以以文件和报表的形式传达国家和公司方针政策，安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关部门和人员，从而达到沟通的目的，保证相关领导和部门及时掌握相关信息数据。文件的制定、签发按《文件控制程序》执行。 6.1.3其它沟通 a) 各部门之间应就需要互相协助办理或与顾客相关的事项通过面谈、电话、公司局域网、互联网络或书面进行沟通，书面沟通填写《工作联系单》； b)上级可通过面谈、电话、公司局域网或书面对下级布置工作、询问情况、解决问题、沟通信息； c) 公司以看板、通知以及其他一切可以利用的宣传工具将相关信息公诸于众。 6.2信息沟通程序： 6.2.1综合部负责国家，行业相关部门的行政文件的接收,呈报公司相关领导后做出相关处理； 6.2.2外部检查、参观、访问由综合部接待，并根据领导指示安排处理； 6.2.3公司收到有关的法律、法规和标准时，如质量、安全、卫生等方面法规，应及时传递到相关职能部门； 6.2.4包括顾客、供方、顾客抱怨等相关方的信息，由各相关部门分别接收，并及时向相关涉及部门反馈处理； 6.2.5生产部、供销部和财务部按《公司内部报表制度》按时填报相关数据报表。 7 信息反馈处理 7.1对获得的各种信息，需要处理的，各职能部门和员工应积极处理，予以反馈，对需要改进和预防的，按相关的程序规定处理。 8 引用文件 8.1 《文件控制程序》 CJQM-423-2006 8.2 《记录控制程序》 CJQM-424-2006 8.3 《公司内部报表制度》 M-26-2006 9 相关 9.1 《会议记录》 QR-553.1-2006