如何有效的管理计算机件文件.ppt

前 言 * * 谈如何更有效地管理计算机文件 戴文普 张 强 无损检测公司 在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机，包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于自己的文件，有各种内容和各种格式。例如：检测报告、工作总结、部门发文、公司有关资料、证件扫描件、照片、MP3、电影、小说等等。随着时间的延长，日积月累、天长日久，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都可能有一套自己的切实可行的办法，我也见过许多人的文件管理方式，发现还有很多人管理文件的方式和方法不是很恰当，不够清晰和明了，当你打开他的计算机时，看到桌面上文件到处都是，硬盘根目录中到处是文件和大量目录，进入目录后，即使WORD文件你从文件名字也看不出来是什么内容等。 总结了一下，综合起来大概有以下几个方面的问题： 1、不会起文件名 2、不会建文件夹?? 3、不良习惯 下面分别加以解释，希望大家通过阅读本文了解到如何更有效地管理自己文件的知识和增长一些经验，或从中发现自己的不足，进而能更有效的管理文件。 一、关于文件名字 文件名字是计算机操作系统中存取文件的唯一标志，好的文件名及文件目录结构能让人很容易找到、理解和利用，而不好的目录结构和文件名字，往往自己一段时间以后也弄不明白了，自己不知道需要找的文件放在什么地方，别人更是云里雾里的摸不着头脑。 举个例子：大家可能经常见到如下的文件名字： 111、222、aaa、DOC1、新建文件夹、文件1、报告1、照片2、总结3等等诸如此类的文件名。 在过去DOS时代，文件名受8.3规则限制只能采用了英文、汉语拼音或最多4个汉字来表示，难以充分根据文件内容给文件起名字。而自WIN95以来，文件名字已经可以使用长文件名，到Windows 2000和XP时，一个文件名（包括完整路径名）长度可 达 255 个字符，给一个文件起一个恰当的文件名已经不受长度限制了。所以一个“好”的文件名应该根据文件的内容来命名，而使用文件第一行的标题就是一个好的选择，一个有效的文件命名要遵循“当短则短，当长则长，一目了然”的原则，比如在“XX采油厂”目录内可以直接下设以各项工程名称命名的文件夹，而在该文件夹下就可以再下设譬如射线检测报告、超声波检测报告、渗透检测报告、磁粉检测报告等文件夹，该文件夹里各文档名称则以该项工程的分部名称、管径和检测日期等命名；譬如此类的同类文件还有周报等，应放在一起，内容文件最好采用日期为前缀，便于计算机文件管理器里的顺序显示，如果有期号的可把顺序号放在文件名字的后面，一眼就能看出第几期，还能看出来是否缺少某期。如：X项目部周报第X期”等。 二、如何建立有效的文件夹（目录）结构 随着工程进度和工作量的积累，当你的文件数量逐渐增多的时候，分类存放就显的尤其重要，应该为同类较多文件建立单独的目录，把同类文件放在一起，并把文件的名字前缀中与目录名字相同的部分取消。不分类存放的文件就象你把各种型号的不同的大小螺丝放在一个大木盒中，混乱而不易找到，而良好的目录结构就如同给木盒分隔了很多贴着不同标签的小格子，东西放的不少，还很容易找到。 一个良好有效的目录结构是既简单又明了的，任何人都能一目了然地看明白，这样即节省了查找文件的时间，又提高了工作效率。 三、不良的习惯 不良习惯一：乱起名字 让人不知所措的文件名：XX新版、XXX新改、XXX（改）、 XXX（新）、XXX（整理完），“新”字能代表什么时间？当时是新的，过后还是新的，很容易误用，而采用这样一串日期数字代替新字是不是更好？还能很容易地回顾以前的版本。 不良习惯二：文件名和文件内容不一致 我个人对这种情况是深恶痛绝的，找到了自己需要的文件但是打开后文件名和文件内容不一致，牛头不对马嘴。譬如说，在“XX工程－射线检测报告”中出现这种情况那么到底是以文件夹名称上面所写的内容为主还是以文件里的内容为主，这种情况是让任何一个人都十分头痛的事情，最后具体落实还需根据管线编号查找射线检测底片和射线检测底片原始记录，这样一来无形中就增加了工作量，很大程度的降低了工作效率，甚至会因为这样本来不合格的管线焊缝没有进行返修、而把本来合格的管线焊缝却进行了返修，在油田建设和生产过程中出现这样的问题后果是不堪设想。 所以每建立和完成一份文件后都应该再仔细检查一遍，看看文件名称和文件内容是不是相符的。 不良习惯三：把重要的文件或长期保存的文件放在C盘 通常情况下，尽管你只有一个物理硬盘，在逻辑上，也能分成C、D、E、F等盘，但C盘永远是第一个硬盘，操作系统也必须安装在这里，这里也是文件