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2012?年4?月16?日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6?月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word?软件印制和办理公文。本文作者就Word?软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word?版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX?公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word?制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 一、具体操作流程及内容 （一）页面设置。 1.?新建一个word?文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 2.?选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm，?左2.8cm，?右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4?纸张297mm×210mm，?版心高度297mm37mm-35mm=225mm，版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 （二）制作发文机关标识。 1.?在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值）?都设置为99.5磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012?版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 2.?在文档的第二行输入“XX?公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62?磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%”?，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99?版国标中“国务院文件”是此标准，而2012?版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 3.?选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 （三）确定并标识发文字号。 1.?在文档的第三行和第四行分别输入大小为3?号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16?磅”，即3?号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 2.?根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX?司〔2014〕1?号”或“XX厂〔2014〕1号”，?用3?号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 3.?选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16?磅”。 （四）红色分隔线。 1.?在文档的第六行，输入一个大小为11?磅即约4mm?的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm?处的规定。 2.?选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11?磅”。 3.?在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，?线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5?磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 （五）设置标题。