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卷宗同步数字化面临问题与分析 扬州市邗江区人民法院：茆家伟 摘要：同步数字化，核心是强调“同步”二字。它要求立案、审理、执行等各个流程阶段和各个诉讼环节，实时地对纸质卷宗进行数字化处理录入办案系统，同步形成与纸质卷宗对应的、一致的电子卷宗。同步扫描有“业务庭扫描”和“外包扫描”两种不同模式。 笔者所在法院2014年11月试运行案件卷宗同步扫描以来，已经实时扫描案件千余件，材料近3万余页。笔者发现此种模式存在一些问题，亟待思考、解决。 外来材料同步扫描工作量大、实用性差。很多案件起诉材料中包含上百页甚至几百页的证据材料，全部扫描进入系统工作量较大、时间较长，全部由法院工作人员负责扫描，有可能会出现差错如漏扫或页码混乱，一方面容易引起当事人反感，另一方面扫描后的电子证据材料未能用于庭审举证、质证，审判法官也极少调阅。 扫描技术有待改进，智能化程度不高。在现有模式下，扫描人员先要将卷宗材料分批次扫描、保存到个人电脑对应文件夹内，再通过批量引入功能引入到对应的电子卷宗目录下。随着扫描案件数量逐步增多，多余任一步都会增加很多工作量，应考虑将扫描、引入功能融合到系统菜单中去。 电子卷宗材料不能转化为系统数据、利用率低。法院工作人员将外部提交的纸质材料扫描形成电子图片式材料，不能对其进行数字化、OCR、校对工作，不能转化为系统数据，对自动生成判决书、合议庭笔录、审理报告等文书材料没有形成帮助，电子卷宗的全文检索、阅读标记等实用技术有待开发。 针对以上问题，笔者有以下一些肤浅的建议： 拓展外来证据材料数字化模式。一是利用网上立案收集当事人或律师提交的电子证据、数字化的证据，一方面方便当事人立案、减少法院工作人员扫描工作量，另一方面保证数字化的证据符合当事人本意，法院可以提前审核；二是通过和检察院、银行等单位局部联网，要求上述单位在立案时提交数字化的证据材料，一方面减少法院工作人员扫描工作量，另一方面提高上述单位立案的效率。三是在庭审时，提供可供当事人自行扫描、上传、展示证据的平台，一方面方便当事人举证、质证，另一方面方便法官查阅数字化的证据。 改进数字化扫描技术、明确扫描模式。一是将扫描驱动嵌入到法综系统中，可以直接在系统内批量扫描，并且自动将扫描的图片引入系统，可以减少图片引入环节，极大提高卷宗扫描的速度，提高工作效率。二是统一扫描模式为部门扫描，统一扫描设备技术参数，细化扫描步骤和方式，提高扫描速度和质量。三是开发对应接口，保障其它渠道提交的电子卷宗能够有效进入法综系统，避免卷宗扫描成为法院审判人员的负担。 探索电子卷宗的深层次利用。在保证卷宗数字化安全的基础上，逐步探索电子卷宗有效信息OCR识别，促使识别后的文字信息能够由审判人员提取、利用，提高办案效率；探索电子卷宗的全文检索功能，有利于证据的当庭举证、质证，有利于审判人员快速浏览电子证据，有利于日后快捷的调取、借阅案件卷宗。 总之，卷宗数字化工作意义重大，是司法公开、司法便民、用权留痕的需要；同时，它也是与网上办案、无纸化办案紧密相连的，搞好了也能极大提高审判工作效率。