煤炭企业数字化档案管理工作实践(共5010字).docVIP

煤炭企业数字化档案管理工作实践(共5010字) 现代信息化的飞速发展，使我们的生活、工作都向着数字化、智能化的方向发展，各种行业的档案管理工作都开始逐渐发生了改变，由以往的人工管理的方式逐渐变成数字化的管理模式，我国的煤炭企业也运用数字化的管理模式进行档案管理工作，使档案管理工作变得更加方便、快捷、省事省力。但是，煤炭企业在档案管理工作中使用数字化的管理模式，也存在着诸多弊端，档案管理的安全性便是其中最大的问题，为了使煤炭企业的数字化档案管理工作进行地更加顺利，我们必须制定出合理有效地措施来提高煤炭企业数字化档案管理工作的安全。 一、煤炭企业实行数字化档案管理模式的优势 煤炭企业实行数字化的档案管理工作与我国近些年来计算机网络技术的发展有着重要的关系。数字化的档案管理，顾名思义，是企业可以通过运用计算机网络及相关技术的方式将不同的信息资源以数字化的存储方式有机地结合起来，以此形成一种新的档案信息形态，最终可以达到快速查看、使用信息档案资源，并且还能实现信息资源共享的目的。 1.这是现代煤炭企业档案管理工作数字化、自动化的要求 在现代的煤炭企业中，需要改变以往落后的纸质档案，人工管理档案的模式，必须顺应时代的发展，实行数字化的档案管理模式。需要将档案管理工作效率通过建立以网络技术为中心，运用先进的计算机技术，最终实现数字化煤炭企业的档案管理工作的目标。 2.有利于提高煤炭企业的经济效益 煤炭企业实行数字化的档案管理模式，可以大大提高企业的经济效益。随着现代社会经济的不断发展变化，煤炭企业也应该随之改变以往粗放型的档案管理模式，不再使用过多的办公人员以及纸质的档案管理模式，大大地缩减企业在档案管理方面的成本，降低煤炭企业的经济负担。通过数字化的档案管理模式，也节省了档案管理工作的占地空间，使煤炭企业的经济效益有了明显的提高。 3.有利于提高煤炭企业的办公效率 煤炭企业实行数字化的档案管理模式，有利于提高企业的办公效益。因为煤炭企业的档案管理工作较为复杂，要管理的对象较多，不仅有对在职员工、离职员工等等对象信息的管理，还有对已发生工作调动的员工信息进行管理，如果还按照以往纸质记载的档案信息、纸质档案，人工管理的模式是很难马上统计、查找相关信息的，但是通过实行数字化的档案管理，能够使资料尽快入档，很快查询出相关资料，从而可以大大提高煤炭企业办公人员的工作效率，降低办公人员的工作强度。 4.有利于延展开发档案中的内容信息 在煤炭企业传统的档案管理模式中，通过纸质的档案，通过办公人员的管理工作，将档案进行分门别类，按照一定的顺序整理，这样做只能使煤炭企业的档案可以得到安全的保存，而在查找档案室时只能查到单个的档案信息，很难找到与之相关的档案信息。但是，煤炭企业在实行数字化的档案管理模式后，办公人员可以将全部的档案信息集中存储在计算机硬盘上，可以更加方便快捷地查找到更多的与之相关的档案信息，有利于延展开发档案中的内容信息，方便查找者研究档案信息，满足了查找者对信息的需求。 二、煤炭企业实行数字化档案管理模式的劣势 我国煤炭企业实行数字化管理工作中也有劣势，这主要是因为我国现阶段的生产力水平较低，科学技术还比较落后，从而使煤炭企业的数字化管理工作存在着比较多的不足之处。 1.不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性 煤炭企业在实行数字化的档案管理工作中，会利用计算机技术，使用电子文件保存档案信息，虽然使用的电子文件比较容易操作，并且在查找文件时方便快捷，而且用电子文件存储档案信息所占用的空间也很小。但是，使用电子文件存储档案信息并不是十全十美的，不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性。因为，电子文件是采用电子编码技术而制作出来的，可以对其随意地编辑修改，而且也不会留下编辑修改后的痕迹，这使数字化的档案管理存在着不安全的因素。 2.存储档案的电子文件易受载体影响，可能出现不能读取信息的问题 随着计算机不断的更新换代，其中比较早期的电子文件可能会在更加先进的计算机系统中，出现不能读取档案信息的问题，最终会造成数据的丢失，而且可能会出现病毒侵害电子文件的情况，使电子文件很难长期保存。这主要是因为电子文件比较依赖计算机的软硬件设备。 3.煤炭企业各个部门的办公自动化与档案管理系统的兼容性差 当前，我国的煤炭企业各个部门应用软件各不相同，每个部门按照自己的特点设计开发并使用不同于其他部门的软件，使与数字化的档案管理兼容性差，无法将各个部门的档案文件进行转换，增大了对电子文档的归档难度，使煤炭企业的管理水平难以提高。 4.数字化的档案管理工作的利用率较低 煤炭企业对数字化的档案管理利用率较低，没有认识到数