第六章书面沟通策略与技巧.pdf

1 第六章 书面沟通策略与技巧 目录 第一节 书面沟通概述 第二节 书面沟通写作基本要求 第三节 常用书面沟通写作技能 第一节 书面沟通概述 ? 一、什么是书面沟通 ? （一）书面沟通的含义 ? 书面沟通是指借助书面文字材料实现的沟通方式，如备忘录、协议 书、信函、布告、通知、报刊、广告、文件、书籍杂志等。 ? 书面沟通主要表现在对词句的灵活运用、语法结构的贯彻、格式的 准确把握等方面。 ? （二）书面沟通的特点 ? 1. 书面沟通的优点 ? （1）书面沟通准确而可信、有形有据、可重复使用、永久保存核 对。 ? （2）书面沟通还可以不断修改，直至满意表达。 3 第一节 书面沟通概述 ? （3）书面沟通更加正式，使沟通更有组织、更审慎地传递信息。 ? （4）书面文本可以复制，有利于大规模的传播。 ? （5）弱化沟通者的消极情绪。 ? 2. 书面沟通的缺陷 ? （1）消耗较多的时间。 ? （2）不能即时反馈。 ? （3）要求沟通者文字表达能力强。 ? （4）书面沟通不易传递情绪信息、不够灵活等弱点。 ? （5）无法运用情境和非语言要素。 4 第一节 书面沟通概述 ? 二、书面沟通的基本原则 ? （一）清晰（Clarity） ? 清晰地表达有利于对方的倾听、合作，也有利于对方记住传达的信 息。如果沟通含糊其词，表达不清，不仅对方接受困难，也可能遗 漏信息，还浪费了对方的时间。如果在沟通之前做好准备，分类汇 总，有条理的解释说明，不仅能让对方得到了信息，而且会感受到 你的工作态度和工作能力。 ? （二）简洁（Conciseness） ? 即用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的内容呈 现给读者，节省读者时间。 5 第一节 书面沟通概述 ? （三）具体（Concreteness） ? 即在沟通中要有事实、有证据。用事实和凭据说话是最有说服力的 。对事不对人，双方都用事实说话，去除猜想、听说之类的内容， 理性地传给对方正确的信息，让彼此知道自己该做什么，该做到什 么程度。 ? （四）完整（Completeness） ? 即在沟通中，双方将自己要说的内容说得完整。信息完整是工作顺 利进行的保证，如果掌握的信息支离破碎，残破不全的话，我们将 难以做出正确的判断和科学的决策，执行起来难免走样。如果我们 将信息完整地传递给了对方，并且还有其他方面信息的话，对方感 到的不仅是我们诚心，更可以理解到我们的真心。 6 第一节 书面沟通概述 ? （五）礼貌（Courtesy） ? 文字表达的语气上应该表现出一个人的职业修养，客气 而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼 貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。 ? （六）体贴（Consideration） ? 体贴就是要多为对方考虑一些，多站在对方的角度考虑 和解决问题，换位思考，以心换心，这样我们付出的体 贴将会得到对方的褒奖和加倍的回报。 7 第一节 书面沟通概述 ? （七）正确（Correctness） ? 即沟通信息的正确性。信息的正确传递是工作顺利开展 的基础。在沟通中，我们可能会因为客观环境或主观情 绪的影响，不能将信息正确地传达给对方，这样将会影 响或延缓工作的开展。在传递信息时，我们的表达和诉 求必须完整、系统、准确，必要时还要进行验证确认， 确保对方准确无误地接受。只有正确地传递信息，才有 可能让信息落地生根，收获成果，让我们的工作生活越 来越轻松，愉悦。 8 第一节 书面沟通概述 ? 三、书面沟通的基本形式 ? 书面沟通根据沟通双方的关系特征不同，分为私人间的 书信和组织间的公文。公文因其写作的格式、要求的差 异，又分为行政公文和商务文书。 ? （一）行政公文 ? 行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管 理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的 应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有 的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的 行文格式，并有行文规则和处理办法。 9 第一节 书面沟通概述 ? 1. 行政公文的特点 ? （1）内容和程序的合法性。公文的具体内容和制定程序 必须符合法律和有关规章的规定，否则无效。 ? （2）形式和格式上的规范性。 ? （3）公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、 庄重。 ? （4）对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础 ，公文是机关工作的专用工具。 10 第一节 书面沟通概述 ? 2. 行政公文文种 ? 按照国务院办公厅的规定，通用公文包括： ? （1）命令（令） ?