项目八Word长文档编排.ppt

使用大纲视图组织文档 编制目录 项目八 Word长文档编排 编制索引 一、在大纲视图下创建文档结构 二、改变标题级别 任务一 使用大纲视图组织文档 三、大纲视图的其他操作 一、在大纲视图下创建文档结构 进入大纲视图后依次输入文档的各级标题 二、改变标题级别 通过改变文档的标题级别可以为提取多级标题目录做准备。默认情况下，在大纲视图中输入的标题均为1级，我们也可为文档的任意段落重新设置标题级别。 选中要调整级别的标题内容，或将插入符置于该段落中，然后在“大纲级别” 下拉列表中选择所需级别 三、大纲视图的其他操作 在大纲视图下还可以进行展开或折叠标题下面的内容，移动标题（标题下的所有内容也一起被移动）等操作。将插入符置于标题中，然后单击相应按钮。 折叠标题 展开标题 移动标题 要显示到某级标题，可在“标题级别”列表中选择要显示的标题级别 一、插入目录 二、更新目录 任务二 编制目录 目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。所以，编制目录是编辑长文档中一项非常重要的工作。有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。 一、插入目录 Word具有自动创建目录的功能，但在创建目录之前，需要先为要提取为目录的标题设置标题级别（不能设置为正文级别），并且为文档添加了页码。在Word中主要有三种设置标题级别的方法：（1）利用大纲视图设置；（2）应用系统内置的标题样式；（3）在“段落”对话框的“大纲级别”下拉列表中选择。 确定要放置目录的位置后在“目录”列表中选择一种目录样式 在此对话框可自定义目录的样式 选择该项，可删除插入的目录 二、更新目录 Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。 一、标记索引项 二、插入索引 任务三 编制索引 索引的主要作用是列出文档的重要信息及其所在页码，方便读者快速查找。创建索引就是将文档中出现的重点词汇提取出来，按笔画或拼音顺序分类，并为每个词汇标记它在文档中的页码。这样，当我们想要查找某个词汇时，就可以根据索引查到它出现的位置。 三、更新索引 一、标记索引项 要创建索引，首先要将文档中作为索引项的文本标记出来。 选中要作为索引项的文本，可以是某个词或短语，打开“标记索引项”对话框，设置索引项，单击“标记”按钮，可标记选中的索引项；单击“标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记 可在保持“标记索引项”对话框的打开状态，标记其他索引项 二、插入索引 标记了索引项之后，就可以创建索引了。由于索引标记也占用文档空间，所以在提取索引前，一定要单击“开始”选项卡“段落”组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 隐藏索引标记，否则会导致索引中的页码错误。 确定放置索引的位置后打开“索引”对话框，设置各选项后确定即可 三、更新索引 在更改了索引项或者索引项所在的页码发生了改变后，应更新索引以适应所作的改动。要更新索引，可在希望更新的索引中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项。或者将插入符置于索引中后按【F9】键。