A06会议管理标准.docVIP

会议管理标准 编号：SXKXR-GW-03-06-2014 1.目的 规范会议管理，有效落实会议精神，提高会议效率。 2.适用范围 本标准适用于公司各种会议的管理。 3.职责 3.1办公室负责董事会会议、总经理办公会、公司协调会的会议组织及会议服务，负责办公楼会议室的办公设施管理及卫生管理。 3.2财务部负责每月生产经营分析会和每月预算会议的组织、议程安排。 3.3生产部部负责生产经营分析会会议精神的落实。 3.4健康安全环境部负责安委会会议的组织、议程安排和会议精神的落实。 3.5各副总、各部门负责人、各车间负责人分别负责本系统、本部门、本车间工作会议的组织、安排和会议精神的落实。 3.6生产管理部负责调度楼会议室的办公设施管理和卫生管理。 3.7信息工程部负责会议室音响、影像设备的日常管理和维护。 4.流程图 4.1会议管理流程图（见附件1） 5.要求 5.1会议分类 会议名称 会议时间/频次 参会人员 召集部门（人） 会议主持人 董事会会议 每年至少一次（年会） 公司全体董事、董事会秘书及其他受邀列席人员 董事长 董事长 总经理办公会 每周一次 全体中层、办公室主任及总经理认为有必要参会的其他人员 总经理 总经理 生产经营 分析会 每月一次 中层、部门经理、车间主任 财务部 财务副总 预算会 每月一次 中层、部门经理、车间主任 财务部 财务副总 公司协调会/生产调度会 每天早上8：00 中层、部门经理、车间主任 生产管理部 生产副总 安委会 每月一次 安委会全体成员 安委会 总经理 系统工作会议 每月一次 系统所辖部门中层干部以上人员 分管副总经理 分管副总经理 部门工作会议 每周一次 部门全体人员 部门经理 部门经理 其他会议 相关部门申请的会议时间 相关部门 相关部门负责人 相关部门负责人 备注：其他会议包括在公司召开的现场会、报告会、业务洽谈会、客户座谈会、招议标会等。 5.2会议申请 5.2.1会议如需使用办公楼的会议室，应事先通知办公室，办公室配合会议组织部门做好会务工作。 5.2.2临时性会议如需使用接待用品的，由会议组织部门提出申请，填写《会议申请单》，办公室配合相关部门做好会务工作。 5.3会议准备 5.3.1董事会会议的准备 5.3.1.1办公室负责在董事会召开10天以前准备好中英文版本的会议议程、议案。 5.3.1.2办公室负责在董事会召开10天以前以书面形式将会议地点、时间、会议议程和会议日程安排等内容通知所有董事和列席人员，并将会议议案传送所有参会人员。 5.3.2其它会议的准备 5.3.2.1会议组织部门负责准备会议议程等相关会议资料，并督促相关人员准备会议发言和会议议案。 5.3.2.2会议组织部门在会议召开前一天以电话或书面形式通知参会人员。 5.3.3会议如需使用会议室和使用视频设备的应提前一天通知办公室和信息工程部。 5.4会议召开 5.4.1各种会议议程 5.4.1.1董事会会议议程 a.董事长致会议开幕词。 b.参会董事听取并审议董事会各项议案。 c.参会董事对会议议案进行表决。 d.参会人员签署会议记录和会议纪要。 5.4.1.2总经理办公会 a.办公室通报上次总经理办公会会议精神落实情况。 b.总经理主持会议，讨论公司的经营、管理、发展等重大事项。 c.讨论各系统、各单位提出的需总经理办公会决策的事项。 d.各副总围绕议题发表意见。 e.总经理汇总各副总意见，形成决议。 5.4.1.3生产经营分析会议程 a.计划财务部通报当月生产经营情况，对各项经济指标完成情况进行总结分析。 b.生产管理部通报当月生产情况，对产量完成、消耗及存在的问题进行总结分析。 c.人力资源部通报各部门当月绩效考核结果，对绩效考核情况进行总结分析。 d. 相关部门按会议主持人安排通报相关事项。 5.4.1.4月度预算会议程 a.计划财务部作下月预算草案的说明。 b.人力资源部作下月公司重点工作计划的说明。 c.各副总、各部门负责人对预算草案及重点工作计划进行讨论。 d.总经理作总结讲话，最终确定预算计划和重点工作计划。 5.4.1.5公司协调会议程 a.生产管理部通报前一工作日日产量及生产管理中存在的问题，提出需协调处理的问题。 b.其他各部门通报需协调的问题。 c.各分管副总对通报问题进行协调。 5.4.1.6安委会议程 a.健康安全环境部通报本月发生的安全责任事故，分析事故发生的原因，提出处理意见。 b.安委会成员对安全责任事故进行讨论，做出最终处理决定。 c.安委会主任对安全形势进行分析，并对下一阶段安全管理工作进行安排。 5.4.1.7系统工作会议议程 根据系统工作实际情况确定会议议程。 5.4.1.8部门工作会议议程 根据部门工作实际情况确定会议议程。 5.4.1.9其它会议