商务秘书理论与实务教学课件作者第二版赵华教学资源0404会议期间的组织与服务课件.docVIP

第四节 会议期间的组织与服务 教学设计 一、教学目标： （一）知识目标 1、会议召开期间会务工作流程。 2、掌握会议期间会务组、秘书组、接待组的工作。 （二）能力目标 能熟练操作会议召开期间的各项服务工作。 （三）素质目标 培养学生日常生活、工作中周到热情、做事缜密的工作作风以及随机应变、头脑灵活的能力。 二、学时分配：2课时 三、教学重点： 会务组、秘书组、接待组的工作内容和方法。 四、教学难点： 实际工作方法的掌握和突发事件的处理。 五、教学方法： （一）案例分析法 （二）图表示法 （三）任务驱动法 六、教学手段： 多媒体辅助教学（课件） 七、教学过程设计： 总体思路： 通过案例导入，了解会议召开期间会务工作的重要性。通过具体事例，演示讲解掌握工作内容和方法。 导言部分： 会议的正式召开，标志着会务工作进入了一个新的阶段。无论是会务组，还是秘书组，还是接待组都要投入紧张的工作。尤其是在会议召开期间出现的一些突发事件，更需要工作人员发挥机智，灵活应对。 导入新课： 案例导入——4?4 点评：会务工作是一项非常细致而琐碎的工作，需要秘书人员拿出百倍的精神和细心去完成。准备工作要细致，认真做好最后的检查与落实工作。同时，在会议召开期间的工作更是紧张的，不容忽视的。秘书人员要具备了扎实的基本知识、灵活机智的头脑和丰富的临场经验，学会应对突发事件的发生。 一、会务组的会务工作 会议召开期间，会务组的工作主要有四项： （一）组织会议报到 有两种会议必须在会前组织报到： 一是代表大会或重要的工作会议。会议工作人员要向大会执行主席报告人员出席情况，以保证会议的合法性。 二是有外部人员参加的专题性会议。这类会议往往在开会的前一天组织报到，以安排食宿，掌握人员出席情况。 （二）进行会议签到 会议签到的目的是准确掌握会议的人员出席情况，一般在会场门口进行，主要有两种形式： 一种是签到簿式。即与会人员在到达会场时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。 二是卡片式签到。是将预先印制好的卡片提前发给与会者，入场时，交出一张即可。或者使用磁卡签到，与会者进入会场时，将磁卡送进电子签到机里，签到机即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。 不管使用哪种方法签到，工作人员都应及时对会议的出缺席情况进行统计，报告给大会执行主席。有的会议，如代表大会、委员会议，大会执行主席还要向大会报告代表或委员的出缺席情况，以证明大会的合法性。 （三）组织合影 工作人员要事先选好地址，如果人数多，还要事先搭好摄影台。 工作人员应事先编制好与会人员的站位图表，在前排领导的坐椅上贴上名签。 集体合影的时间一般应安排在开幕式结束之后、会议正式开始之前。 （四）安排好会议值班 重要的会议一般都要安排工作人员24小时值班，并有明确的制度和要求，必要时请领导同志带班。值班人员的职责是： 1、随时应对可能发生的应急性事件； 2、控制与会议无关人员进入会场，特别是保密性强的会议； 3、保持与公司领导、工作人员及会议驻地相关人员的联系，以便及时解决出现的各种问题； 4、做好会议期间各项活动或出现的矛盾的协调工作； 5、检查安全保卫工作； 6、填写值班记录。 二、秘书组的会务工作 会议召开期间，例会性质的会议，秘书组要做好会议记录；非例会性质的大中型会议，秘书组要安排人员当好“舞台监督”。 （一）当好“舞台监督” 在主席台的一侧，做好主席台上下临时性信息的传输和有关人员的临时性调度等工作。 具体工作内容有： 1、当领导临时动议找人或交代问题，又不便走下主席台，也不便在台上拨打手机时，秘书应代替传递信息； 2、当会外有紧急情况需要即时向领导报告或告知，或者与会者有重要提议需要向大会主席报告时，秘书应代为传递； 3、当表彰大会进入领奖程序时，秘书应当通知或示意音响师即时播放音乐，并组织礼仪小姐和受奖人员按顺序上台； 4、适时安排或督促会议服务人员为主席台上的领导倒水； 5、相机处理可能发生的临时性事宜等。 （二）做好会议记录。 会议记录是会议内容和进展情况的真实记载。 1、作用：一是作为形成会议纪要、会议简报以及正式文件的基础，把会议议定事项和基本精神记载下来，发布出去，为统一思想和贯彻落实提供依据。 二是作为历史档案保存起来，以备后人研究和查考。 2、内容：一是会议的基本情况，二是会议内容。 （1）会议基本情况应包括会议序号、会议时间、会议地点、主持人、参加人员、缺席人员、列席人员、记录人和会议讨论的议题。 会议内容是会议记录的主体部分，是了解会议情况的主要依据。 3、方式：一是详细具体地记录，尽量记录原话，力求原汁原味，主要用于比较重要的会议和重要的发言。 二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性的会议。