商务秘书理论与实务教学课件作者第二版赵华教学资源0401全区性大会会务工作流程表课件.docVIP

全区性大会会务工作流程表 ? 序号 办理流程 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注 1 会前协调 办公室分管副主任、办公室主任 根据区领导指示，协调有关部门： ◎召开全区性大会条件是否成熟； ◎尽可能会议合并召开； ◎明确会务总指挥及会务工作分工。 ? ◎争取做到每年12月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。 2 起草会议通知（稿） 秘书督办处（科）办会岗 ◎会议时间、地点、内容、议程、主持人、参会人员等安排妥当。 ? ◎注意与主办单位沟通会议议程。 3 呈办公室分管副主任审核 秘书督办处（科）办会岗 ◎审核会议安排是否妥当； ◎审核通知行文是否准确。 ? ? 4 呈办公室主任审核 秘书督办处（科）办会岗 ◎同上 ? ? 5 呈分管办公室的区领导审阅 ? ◎同上 ? ◎由区领导秘书送领导审阅。 6 呈开发区党委、管委会，萝岗区委、区政府相关领导签发 ? ◎签发会议通知稿。 ? ◎根据会议内容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。 7 制作正式 会议通知 秘书督办处（科）文印岗 ◎正确使用红头纸、格式规范； ◎附件齐全； ◎份数合理； ◎盖章正确。 ? ◎办会岗负责对正式会议通知作抽检。 8 发出正式 会议通知 秘书督办处（科）收发通信岗 ◎及时发出会议通知； ◎发放范围准确。 ◎《公文发放登记表》 ? 9 会前准备 会务 总指挥 应提前2-3天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括： ◎会议材料准备进展； ◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； ◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； ◎出席领导落实； ◎颁奖席、记者席安排（如需要）； ◎灯光、音响、录音、多媒体； ◎饮料； ◎空调； ◎电子屏蔽设备； ◎签到布置； ◎安全保卫、医疗卫生保障； ◎车辆安排及交通指示； ◎天气情况掌握及相关用品准备； ◎就餐及食品卫生检查安排； ◎礼仪策划及彩排安排； ◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定； ◎会场工作职责分工。 ? ? 10 会场布置 检??? 查 会务总指挥、相关单位领导及会务人员 根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。 ◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； ◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； ◎出席领导落实； ◎会议材料准备是否齐全； ◎颁奖席、记者席安排（如需要）； ◎灯光、音响、录音、多媒体； ◎饮料； ◎空调； ◎电子屏蔽设备； ◎签到布置； ◎安全保卫、医疗卫生保障； ◎车辆安排及交通指示； ◎天气情况掌握及相关用品准备； ◎就餐及食品卫生检查； ◎礼仪策划及彩排； ◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实； ◎明确会场工作职责。 ? ? ? 11 临会前最后协??? 调 会务总指挥、相关单位领导及会务人员 ◎确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接； ◎进一步明确各会务人员现场工作职责； ◎查漏补缺。 ? ◎一般在大会前一天晚上进行。 12 会前现场 组织工作 会务总指挥、相关单位领导及会务 人员 ◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作； ◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题； ◎及时掌握参会领导的行踪； ◎参会人员签到、发放会议材料工作等； ◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序； ◎引导领奖人员、记者到指定位置就座（如需要）； ◎引导出席会议领导到指定位置就座。 ? ◎参会领导专人接待，全程陪同。 13 会中现场 工?? 作 会务总指挥及会务人员 ◎临时事件处理； ◎颁奖组织（如需要）； ◎会议材料回收； ◎领导交办其他事宜。 ? ◎发生临时事件，相关岗位人员先临时处理，需要动用其他人员，统一由会务总指挥调度。 14 讲话稿整理下??? 发 文稿起草单位和秘书督办处（科）、综合信息处（科） ◎文稿起草单位负责全面、准确整理讲话稿； ◎秘书督办处（科）或综合信息处（科）制文、送审、下发。 ? ? 15 对会议布置事项进行督办 会议主办单位或秘书督办处（科）督办岗 ◎及时发出督办通知； ◎督办事项全面、明确； ◎跟踪督办工作进展； ◎协调督办事项有关问题。 ? ? 16 会议材料 归??? 档 秘书督办处（科）办会岗 ◎按“一会一档”的原则整理保管，年终归档； ◎归档材料要齐全，无遗漏。 ? ◎将完整的材料送档案室档案员归档。