文书与档案管理考试内容.doc

文书与档案管理 文书概述 文书：是人类在自己的社会实践活动中，用来表达意图，进行联系，记录事项的一种书面工具。 文书的三要素：载体、信息内容、记录方式。 文书形成的条件：文字的出现和阶级、国家的产生。 历朝历代文书的称谓变化、记录方式和载体： 时期 称谓 载体 远古 传说 结绳记事 商 典、册 甲骨、青铜、石刻 周 中 青铜、石刻、竹木 秦汉 简牍、简策卷、卷轴 竹木、缣帛 汉唐 文书 竹木 文案 缣帛 案牍 纸 清、民国 文书、档案 纸、胶片 现今 文书、档案 纸、胶片、新型载体 文书工作 文书工作的性质：政治性、机密性；专业性综合性；服务性、工具性；时效性、规范性。 文书工作是档案管理的基础。 课后练习：多项选择题 文书处理 文书的整理与归档 文书立卷的方法： 按问题特征立卷、按作者特征立卷、按名称立卷、按时间特征立卷、按地区特征立卷、按通讯者特征立卷。 文书的归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求。 档案概述 档案的概念： 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存下来供人们查考的，利用文字、图标、照片、声像等方式记载的文件材料。 档案的条件：办理完毕；有保存价值；按一定的规律、程序集中保存。 档案的形式：内部形式：文种； 外部形式：载体、记录方式。 文件与的档案的关系： 文件是档案的前身，档案是文件的归宿； 文件是档案的基础，档案是文件的精华； 文件是档案的因素，档案是文件的组合。 档案的属性：原始记录性。（本质属性） 档案的作用：凭证作用。 档案发生作用的规律： 时效律、扩张律； 机密性递减律和社会性递增律； 行政作用的弱化律，科学作用的强化律； 价值共享律。 档案的种类： 按照不同的时期划分为三种档案类型即:中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案。 档案工作 档案工作的内容（8个方面）： 收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。 档案工作的原则：1、统一领导、分级管理的原则； 2、维护档案的完整与安全； 3、便于社会各方面的利用。 其中，完整，指档案数量和质量的统一；安全，包括物质上、信息上的安全。 档案工作现代化的基本动因？ 传统的工作手段和方式越来越不能适应日益发展的客观需要，二者矛盾越明显和尖锐化。 传统的档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式多样化之间的矛盾； 传统的档案服务方式与档案需求面扩大及利用系统性、时效性之间的矛盾； 档案信息化成为历史必然。 档案收集与整理 档案最主要的来源：接受、征集。 档案整理工作的原则： 遵循文件的形成规律；保持文件之间的有机联系；充分利用原有基础；区分不同价值；便于保管和利用。 其中，必须保持文件材料之间的历史联系，包括：来源联系、时间联系、内容联系、形式联系。 立档单位：形成的档案全宗的单位，又称全宗构成或者。有三个条件： 可以独立行使职权，能主要以自己的名义对外行文； 是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 常用的档案分类法： 年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。 档号的构成：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页（张）号。 档案鉴定、保管与统计 档案鉴定，指鉴定档案的真伪和价值的鉴定。 档案保管工作的任务：维护档案的完整与安全。 档案保管工作的内容： 1、库房管理； 2、档案的安全防护（档案流动过程中的维护；为延长寿命而采取的复制、修补措施）。 档案检索、利用与编研 档案检索工具的种类（哪些检索工具）： 按编制方式分：目录、索引、指南； 按载体形式分：卡片式、书本式、活页式； 按功能划分：馆藏性检索工具、检查性检索工具、介绍性检索工具。 按内容范围划分：综合性检索工具、专题性检索工具； 按信息处理的手段划分：手工检索工具、机械检索工具。 档案利用服务方式： 1、零距离服务（阅览室利用）； 2、推送服务（专题编研）； 3、条件服务（电话、信息、邮件、网络）； 4、集成服务（各部门、各学校各档案馆资源共享）。 档案参考资料： 大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要、会议简介、科技成果简介、年鉴。 特殊（特殊——改为新型）载体档案的管理 照片档案：定格在胶片上的永恒记忆，由底片、照片、文字说明从材料三部分构成。 音像档案： 是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。 音像档案的特点： 1、具有明显的形象性；