日常工作说明-20150318分解.docx

每日登陆erp系统，运行ZMMR_0045（物资需求计划查询）查询自己所属采购组的物资需求计划 对新产生的物资需求计划做好统计工作， （统计格式） 对于工单（外委加工、维修、运输）所产生的采购申请，运行ME5A（采购申请清单显示）来查询 运行命令进入界面后按上图红框内演示，执行操作（说明选定交货日期大于等于2015.1.1，因为这个日期之后为正式进入生产期后的项目，如不进行限制，则会将之前基建时的项目带出来，会造成查询费时、混乱） 进入查询界面（下图）： 在查询界面内可看到需求部门所提工单转化成采购申请的单号、物料（采购项目）、采购组、申请者等基本信息，目前工单所生成的采购申请分配到的采购组主要为：GA3\GA2\GA1。（注意事项：需求部门在提交工单时要求不能填写固定（期望）的供应商，以免影响srm采购率（使用率）） 需求计划审批完成后，系统自动运行mrp（平衡库存/每晚自动运行），第二天会产生采购申请，采购员及时通知计划物资部负责人进行审批（一级审批），审批完成后进入srm询报价系统（:8101/irj/portal），进行采购流程 注意事项：执行货源确定时，采购申请需为同一个专工所提同一批次的物资，严禁将不同专工所提的物资（采购申请）混合打包发布rfx，以免供应商因不同种类物资混杂，影响报价。 版别：公开rfx Oa审批类型：物资报价 Rfx应答方可以更改rfx应答-勾选上 提交及开放日期为rfx上线2天后。 投标人内搜索与我厂有过合作的厂家，尽量多选取几家，rfx发布后尽快通知厂家处理，（可将技术联系人电话告知厂家，以便双方确认技术事宜）。 Rfx报价截止后，如满足三家报价，经比较选取价格最低厂家上传集团oa（4/seeyon/index.jsp）进行报价结果审批。 注意事项： 选取最低厂家后需先点击系统内“奖励”按钮，表示接受厂家报价，然后再上传集团oa 如到Rfx报价截止后，未够三家报价,应及时反馈给邹部，以便确定第二次发布截至时间及方法。 集团oa内报价结果审批完成后，在srm系统内将已接受的询报价上传至erp系统进行订单创建，订单审批为一级审批，采购员需及时通知计划物资部负责人进行审批，如订单总金额大于5万元（含），则需进行集团oa内的合同会签工作。 注意事项： 如订单总金额大于5万元（含），首先在显示订单界面，点击修改按钮，对订单的抬头部分，京能集团栏下的项目进行修改，如上图：合同类型选新合同；起草标志选起草；收货限制选正常收货；合同管理员选操作人自己，这些编辑好后点击保存按钮，然后通知计划物资部负责人进行审批，审批完成后，再用me22n命令进入本订单，点击上传oa系统，此份订单（合同）便在集团oa的待发事项内了。 附件： 集团oa内合同会签界面如上图：首先可对合同名称进行编辑，合同种类按所签订的类型选择，一般为买卖合同。 合同甲方信息可在信息栏内找到，注意选择上传跟操作者对应的联系人的信息；乙方信息可在信息栏内搜索，如遇到乙方信息没有或者不对的情况，就需要联系集团oa运维人员进行数据添加维护。 集团oa系统对于合同只是会签功能，实际签订还需线下将合同版本编辑好，以附件形式挂到oa系统内。合同格式： 对于合同金额大，价值高，需保修的物资设备，按合同总金额5%的比例留质保金，对合同金额小，价值低，消耗品可不留质保金。 合同在集团oa内会签过程，包括之前询报价结果审批过程，都需本流程的发起人（采购员）进行盯办，对处理时间长的人员进行必要提醒，加快审批进程。（集团oa内审批会签时间为集团记录项） 纸版合同签订要求： 打印6份，经陈总签字后盖合同章及正副本章（2正4副），合同日期以公司oa系统或集团oa系统内陈总最后会签完成日期为准 厂家签字盖章要求：封面右下角需大签（签全名），其他页面小签（姓），合同签订日期以我方日期为准，或嘱咐不写日期由我方手工填写； 签字盖章页由法人或授权人签字并盖公章或合同专用章，每份合同需盖骑缝章。 另在erp系统、srm系统、集团oa系统遇到问题都可向相关人员请教 或者登陆运维平台提交工作中的问题：20:7001/ 日常采购及合同会签（发票、付款）工作都要随时做好相关记录工作，以便信息的查询和备份， 采购询价完成确定供货厂家后即可通知厂家备货，同厂家沟通好供货时间并记录，及时把技术联系人的电话通知厂家，以便两者协调处理相关技术问题。 另需告知供货厂家我方接货地址、联系人、及相应供货要求： 在订单审批完成；合同签订完成；或设备供货完成后即可通知厂家开具相应金额发票和收据，开票信息需及时告知厂家 收到厂家开具的发票后首先检查发票信息是否正确及完整（注意