FAXSERVER-佳元科技.doc

FAX SERVER 白皮书 提议单位: 华一国际股份有限公司 北京市海淀区信息路30号上地大厦2007室 电话：010 传真：010EMAIL : sujian@.tw 简介: 这一份白皮书主要的目的是提供企业在选择FAX SERVER时作为重要参考资料, 希望协助企业MIS人员评估如何依照现有的计算机环境 (包括主机、网络、MIS系统、信息平台…….) 来建置一套完全符合企业需求的网络传真解决方案。 这份白皮书将要探讨四大主题包含有 : 1、 为什么企业需要FAX SERVER ? 2、 FAX SERVER的种类 ? 3、 FAX SERVER的应用范围 ? 4、 FAX SERVER所需考虑之因素 5、结论 1.为什么需要FAX SERVER ? 根据研究资料显示, 一套好的FAX SERVER解决方案可以节省企业可观的营运成本, 并改善对客户的服务品质及提升公司形象, 因此我们可以说FAX SERVER是提高企业竞争力的必备通讯工具。 使用FAX SERVER所带来许多效益是传统传真机所无法比拟的, 例如 FAX SERVER可以让使用者 : ? 在自己计算机前面弹指间就可以将文件送达客户传真机, 不像传统传真方式, 必需将文件由打印机印出再从打印机把文件拿到传真机传送, 如碰到对方忙线则必需等待重传, 不慎卡纸, 还需将故障排除。 ? 使用IP线路发送长途传真，节省通讯费用 ? 实际发送传真时先送一段由用户自己录制的语音，这样从根本上解决了手动传真无法有效接收传真的问题 ? 将经常使用的传真号码存入传真电话簿, 日后可分群组传真或快速找得欲传送的客户资料。 ? 传送超高品质的传真, 避免因原稿扫描产生的失真。 ? 将MIS系统产生的报表直接印往客户传真机, 不需印出报表, 再由人工分类传送。 ? 可以确实掌握所有传真记录及保存传真原稿, 便于日后查询追踪。 ? 指定将自动接收的传真由指定的网络打印机印出, 解决传真纸不易长久保存的问题。 ? 指定将接收到的传真自动分送到特定人员信箱, 以确保传真之时效性及保密性。 ? 仅能看到属于自己的传送/接收的传真记录及内容。 ? 简单而快速地将传真送给指定的一群客户。 ? 同一个时间对多个客户 (可达100人以上)传送相同/不同的传真文件。 ? 指定于离峰或节省时段来发送传真。 ? 节省忙线等候的时间,并可指定重传次数。 ? 以EMAIL方式来传送传真。 ? 只要检查EMAIL信箱即可取得EMAIL及传真文件。 如果将上述的成效换算成成本, 即可非常清楚地看出FAX SERVER对企业带来的有形效益如下 : 项 目 传 真 机 FAX SERVER 传送一页传真耗时 5分 0.5分 每月的传真(传/收)数量 1500页 1500页 平均人工成本 12元/小时 12元/小时 每月耗费成本 1500元 150元 每月节省成本 1350元 [注] : 人工成本计算方式 : 以月薪1,000元, 依一般概算, 每月之花费为 1000x1.8=1800, 1800÷20÷8=12元/时 上述效益未包含纸张、打印机耗材…….等有形耗费的节省及强化管理、文件备份、形象提升等所带来的无形效益。 2.FAX SERVER的种类 : 就应用面而言, FAX SERVER可以分成二大类 : 1、 处理OFFICE文件的OA FAX SERVER 2、 整合MIS报表的MIS FAX SERVER 一、OA FAX SERVER : 一般市面上常见的FAX SERVER均属于这一类, 之所以称为OA FAX SERVER, 主要是她的应用都是用来处理办公室中一般传真文件的传送及接收, 通常都会通过交互式的CLIENT软件供使用者来传送/接收传真。 就传真传送方面而言,适用于一份文件传真给一个对象或一份文件传真给多个对象 ; 传真接收方面则可用来取代传真机的接收工作, 达到完全无纸接收并可将接收到的传真直接转送到收件人的传真信箱。 就系统架构而言可分为三种型态 : A. 完全自主型FAX SERVER : 这种类型的 FAX SERVER适用于公司内部无EMAIL系统, 不想将FAX作业与现有EMAIL系统整合或传真传送作业量较大者, 这类的FAX SERVER都会由制造厂提供自有之FAX CLIENT软件, CLIENT与FAX SERVER间沟通方式通常会在FILE SERVER上规划一个文件共享区 (a shared file area), 通过此共享区来取得FAX SERVER运作上所需的相关信息。 ? 此类型产品有 : 电子邮差网络企业版 (OA FAX SERVER)、CA FAX SERVER ? 此类产品的优点 :