公文函之格式与写法.doc.doc

第 PAGE 48頁　 公文講義 公文函之格式與寫法 現行公文須以橫式左至右書寫 ※公文「函」之格式及寫法 〈一〉全頁的七分之一處，右上角，字首對齊，用小號字，上下依序寫「檔 號：」「保存年限： 」。 〈二〉全頁中間處，用大號字寫「發文機關全銜」〈除總統、五院、中央各部及省、市、縣政府外，一律要寫全銜〉，如「行政院勞工委員會職業訓練局」不能寫作「勞委會職訓局」，「行政院研究發展考核委員會」不能寫作「行政院研考會」，「經濟部國際貿易局」不能寫作「國際貿易局」，「臺灣大學醫學院附設醫院」不能寫作「臺大醫院」，「行政院衛生署」不能寫作「衛生署」，「臺北市大安區公所」不能寫作「大安區公所」。在機關名稱後要空一格，寫發文別，如「行政院　函」、「台北市○○國民中學 書函」、「外交部、財政部、經濟部 函」。 〈三〉全頁的三分之二處，字首對齊，用小號字，上下依序寫「地址：○○○〈郵遞區號〉 ○○○市○○路○○號」、「承辦人〈或聯絡人〉：○○○」、「電話：○○○○○○○○」、「傳真：○○○○○○○○」、「e-mail：」。 〈四〉全頁起首處，字首對齊，用小號字，上下依序寫受文機關地址「○○○〈郵遞區號〉○○○市○○路○○號」〈寫地址為方便開窗式〈透明孔洞式〉信封作業，以便郵件自動化處理〉。 〈五〉全頁起首處，字首對齊，用中號字，寫「受文者： 」，須寫「受文機關全銜」。受文者宜一文一對象。 〈六〉全頁起首處，字首對齊，用小號字，上下依序寫：1.「發文日期：中華民國○○年○○月○○日」。 2.「發文字號：○○字第○○○○○號」。3.「速別： 」速別分最速件、速件、普通件。普通件不必填寫。4.「密等及解密條件或保密期限： 」機密等級分絕對機密、極機密、機密、密。非機密性公文不必填寫。解密條件可以括弧夾注如：「密〈註銷後解密〉」、「密〈本件於公布時解密〉」、「密〈本件於民國100年12月31日解密〉」、「機密〈本件保密期限五年〉」、「機密〈本件於會議終了時解密〉」、「密〈附件抽存後解密〉」。5.「附件： 」若有附件，要將附件名稱及份數寫下，附件在二件以上，須冠以數字，如「附件：銀行法修正草案1份」、「附件：檢附原函影本暨附件1份」、「附件：加強加強中約暨中沙友好關係方案3份」。若無附件，則不必填寫。 〈七〉為正文開始，原則上平行文、下行文用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，上行文用「主旨」、「說明」、「擬辦〈建議〉〈請求〉」三段式。唯案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段，能用「主旨」、「說明」二段完成者，勿硬性分割為三段。 全頁起首處，字首對齊，用中號字，上下依序寫： 1.「主旨：」不分項，為全文精要，以說明行文的「目的」與「期望」，應力求具體扼要。〈考試時，「目的」之撰寫，儘量以試題為主，或將試題稍加潤飾，使內容更為周全，充份發揮題旨〉「期望語」，視需要酌用「請」、「希」，並加上「查照」、「鑒核」、「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等〈參考附錄五〉。一般來說： 下行文宜用→請〈希〉照辦、請轉行照辦、希辦理見復、希依規定辦理。〈※「請」字後空不需空一格〉 平行文宜用→請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 查照辦理見復、請 查照轉告、請 查照備案、請 查明見復、請 惠允見復。〈※「請」字後空一格，表示尊重對方〉 上行文宜用→請 鑒核、請 核示、請 鑒察、請 釋示、請 鑒核備查、請 核准辦理、復請 鑒核。〈※「請」字後空一格，表示尊重對方〉 2.「說明：」當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細的敘述，無法在「主旨」內容納時，用 本段來說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。「說明」、「辦法」如 無項次，文字須緊接段名書寫。如分項條列，應另行低格〈於「明」字旁〉書寫為： 一、二、 三……，〈一〉、〈二〉、〈三〉……１、２、３……〈1〉、〈2〉、〈3〉……〈此項數字標號１、２、３及中文之字體及標點符號，應以全形為之。〈1〉、〈2〉、〈3〉及一般標點符號、內文中之 阿拉伯字、英文字體及外文標點符號，應以『半形』為之。〉 如： 說明： 一、 二、 三、 〈一〉、 〈二〉、 〈三〉、 「說明」第一項宜就所依據之事項作引述〈如「法條」、「法源」、「會議」、「來函之日期字號」等 等〉，如：依據「公文橫式書寫資訊作業實施計劃」第五點實施方式暨推動時程之三辦理、依據 本府人事處案陳貴局○年○月○日○○字第○○○○