TM-4时间管理的有效方法幻灯片.pptVIP

时间管理的改进方法;方法之一：消除电话干扰;明确秘书或助手的职责，提醒需要注意的重要事项、终止无效的电话、训练秘书等接听并过滤电话。 分析电话、制订阻挡电话，与同事或下属及秘书共同阻挡无用电话。 是否需要秘书做出研究，如果工作量大马上配备。不需要则自己拟定处理电话的计划，按照上述有关方法加以改进。 配备人员名单及相关的电话号码本，规定电话的时间和各相关人员的职责和答复方式，说明自己接听电话和解决问题的范围。 与上司、同级、下属明确每一个人的职责和详尽的工作分工，以防打错电话、职责纠缠。 改进和完善电话系统及设备，使之符合高效优质的工作需要。;方法之二：消除不速之客;开门办公不是真正的打开门使不速之客随意来访，重新颁布公司或部门劳动纪律，不允许随便访谈。 培养、训练助手和秘书，有效实施阻挡计划，或由他们直接处理一些事情。 根据需要配备训练助手和秘书，充分发挥下属的职责和发挥作用。 室外有明确的标志及指示，杜绝次类现象的发生。 明晰下属及部门之间的职责、管辖范围，办公室设置要合理、分清职责，减少人为制造的访谈干扰的障碍。;方法之三：消除无效会议;偏离会议主题和议题，经常跑题，偏离会议内容，扯远话题，对会议没有有效的控制和组织。 干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。 没有规定会议时间和各个议题的时间分配，属于自由论坛，时间拖得很长而没有实际内容。 要求不相关的人陪会。 会议时没有收集到足够的资料和信息，决策不当。 不按时结束会议，听任表现欲望强的人长篇大论，没有会议总结和记录等，不对会议任务和期限进行核定。;会议记录没有备份，不给与会者发放会议记录。 会议后没有有效的贯彻和实施会议内容，缺乏监督的工具，实施的步骤、任务的执行等。 当会议任务完成后或目标达到后，会议所设立的委员会等机构仍然存在，善后工作没有人去处理。;方法之四：有效计划;制订计划没有相应的目标和标准。 没有指定工作的优先顺序，把所有的工作都排上并试图都完成。 计划赶不上变化。拟定计划没有用，或几天就可以完成???任务没有必要拟计划。 不必计划，一切由秘书负责安排我的工作。 ;方法之五：克服条理不清;认为每一件事都重要、都应该做，故不能确定优先顺序。 外部干扰太大，不能理清思路，包括电话、客人、下属的不停打扰。 外部环境不佳，诸如办公桌混乱、文件处理不当、秘书工作安排不妥。 整个公司内部一片混乱，已形成条理不清的状况，自己一不能自拔。;方法之六：克服经常救火;上司或上级制订的计划或要实施的目标等缺乏有效的时间估算，导致经常成为你的救火对象。 上司经常改变想法和进行决策转换，令你应接不暇，每日工作就是不断地救火和灭火。 部门或公司设备、机器发生故障，导致工作中断和耽误，你义无反顾地充当消防员的职责。 下属提供信息不准确和过时、下属对工作不负责任，报喜不报忧，导致工作出现错误和无可挽回的损失，你承担责任和后果。 ;方法之七：有效授权;授权以后未采取控制、跟踪、反馈等相应措施。 授权以后又对下属的工作控制过度，注重细节和不断过问，使下属无法开展工作。 授权以后不具备相应的资源和条件，与其他相应部门脱节。 授权以后下属实施反授权，还是中层经理不断地替下属做工作。 授权以后下属工作能务不足以承担重任，或下属贯彻不得力。;方法之八：克服想干的事太多;别人来求帮忙办事不愿意说“不”以免得罪同事，并显示自己的威信及权力。 总愿意表现得非常繁忙，以示自己的重要，从不制订计划和行动的优先顺序等。 部门内员工严重不足或下属工作能力、经验等缺乏。 上司对你加压太多，分担的事务过多。 机器设备造成工作拖延。;方法之九：有效沟通;下属对沟通缺乏接受能力，产生抵制、怨恨、不满等消极情绪。 沟通时中层经理一味批评和教训下属，不倾听下属的建议和意见。 双方不同的价值观容易产生歧义、曲解等沟通障碍。 沟通时缺乏沟通的技巧、倾听艺术、缺乏相互的欣赏、赞同和认可等。 沟通时容易走向生活化。 沟通时缺少及时有效的反馈。;方法之十：克服拖延;部门或公司工作气氛不佳，拖拉、推委、职责不清，常导致工作失误和拖延。 下属工作没有积极性，不按时完成交与的任务，各部门工作不配合，没有形成一个战斗的团队。 机器设备等的使用和配置不合理，缺乏现代化的办公设备，没有使设施等得到完全、高效的利用。 针对不速之客等因素的干扰，没有采取任何措施。;方法之十一：明确职责;下达指示或命令含糊不清、信息沟通不畅或职级混乱，职责随命令改变，没有一致性。 没有相应的激励惩罚机制，员工不愿意承担责任和发挥主动性。 公司扩大，部门业务量增多，导致工作内容增加，却没有相应建立起扩大的职责范围。 公司或部门机制造成的人浮于事，没有竞争，导致员工不认真完成自己的职责。;方法之十二：学会说“不”;由于没有自己的优先顺序，由别人来确定工作，容易产生先替别人工作的