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電子公文之各項操作說明（學務處） 文書製作 操作說明 重點提醒 擬辦單 1.「繕打」→「擬辦單」 2.若由「一級主管決行」，請重選決行層級。 3.若需送會相關單位，請選「文件送會」或「文件並會」，並於擬辦單繕寫敬會單位名稱。 1.外來文-不需設定 公差假申請時 2.流程若有設定送會單位，請在擬辦單繕寫敬會○○單位。 1.俟流程跑完，送回承辦人後，請至「流程」選「送存歸檔」，由文書組檔案室歸檔。 跑完流程後再設「送存歸檔」 一般用印 （學務長決行） 1.「用印申請單」→改選「決行層級」 2. 選「流程範本」之「用印」 →加入→「秘書室文書組」→「存檔」→「陳核」 3.用印送到文書組，由文書組歸檔。 對外函稿 （主秘決行） 1.選「流程範本」之「一般函稿」 →秘書室-總發文 2.學務長核決後→秘書室→文書組→文書組送繕發文→文書組歸檔→副本將e-mail傳送承辦人 核決後，請檢視相關單位修正之對外發函內容，以便做。為下次擬稿之參考 對外函稿-附領據 （主秘決行） 1.選「流程範本」之「一般函稿（備領據）」 →會計室→秘書室→總務處出納組→總發文 2.承辦單位→文件送會「會計室」→文件陳核「秘書室」→文件送會「出納組」→送繕發文「文書組」 1.領據用電子公文傳送 2.由文書組套印領據 領據用印 （免備文） 1.選「流程範本」之「用印（領據免備領據）」 →會計室→秘書室→總務處出納組→總務處文書組 2.承辦單位→文件送會「會計室」→文件陳核「秘書室」→文件送會「出納組」→用印「文書組」 1.由文書組套印領據 2.若為外來文，不繕打「擬辦單」，而是直接繕打「用印申請單」。 . 簽呈 （主秘決行） 1.設流程：秘書室 2.學務長核決後(秘書室(秘書登記桌(回承辦人(點選單位存查作業(完成存查作業 1.留意流程、決行層 級。 2.流程跑完，送回承辦人，請至「單位存查作業」做歸檔作業。 單位發文 （函、通知、公告） 1.繕打公文範本後，點選「靜宜大學」改成「學務處」→選「決行層級」：一級主管→蓋「職章」→「存檔」→「向上陳核」 決行層級：一級主管 2.經核准，送回承辦人，執行「單位發文作業」：按「編輯」→「發文」→「稿轉函」→「用印」→「發文」→跳到預灠畫面時再按「發文」→回到「單位發文作業」，按「確定」。（發文後系統自動存檔。） 校內發文傳遞至登記桌之「校內來文」區，請登記桌（秘書、組長、系主任）轉發給同仁周知。 公文改分單 1.「繕打」→「公文改分單」 2.選「流程範本」之「改分流程」 →「總收文」 3.學務長核決後(文書組→改分單位 1.經一級登記桌分發後，就必須以「公文改分單」退回文書組重發 2.若已填寫「公文改分單」，勿再繕打「擬辦單」 刪除文書製作 若尚未進行「取號登記」→按「刪除」 是否已取號，刪除方式不同。 若已進行「取號登記」完成→按左邊「文書製作」→再點右上角「創簽稿維護」→按「主旨」→「刪除」。 刪除擬辦單 選「廢止註記」→單位存查 已蓋章送出陳核時 移除連結 已蓋章尚未陳核 副知公文寄件匣 凡是主辦公文或會辦公文傳到本人關卡時，其公文同時會落在「副知公文寄件匣」，同仁可視公務需要副知給相關單位或同仁。 副知寄件匣必須是公文落在本人關卡時才能使用，公文若已送出，則無法副知他單位或他人。 副知公文收件匣 同仁或他單位副知本人之公文，會落在本人之副知收件匣。系統會以e-mail通知收件者之公文主旨，公文全貌請至「副知公文收件匣」查閱。 副知公文必須到電子公文系統，才能看公文全貌與簽核意見。 組合查詢 凡主辦或會辦之公文，皆可依查詢權限於「組合查詢中」查詢公文。 輸入公文主旨「關鍵字」或「公文文號」查詢。 公文還原 未結案作業 已執行「單位存查作業」之公文，欲還原做相關作業： 1.於「承辦人作業」→點選「公文還原未結作業」→在「自存公文」查詢要還原之公文→點選「主旨」→按「執行」 2.俟處理完作業→「承辦人作業」→「單位存查作業」 公差假申請單 （隨外來文簽辦） 1.外來文直接繕打「公差假申請單」，不要繕打「擬辦單」。 2.點「主辦公文」→點選「主旨」→點選「繕打」→選「公差假申請單」→繕打「簽派事由」「出差地點」與勾選「各種選項」→點選「差派人員」→出現人員設定視窗→「差派人員設定」→「存檔」→若有附件，點選附件加入→「存檔」→點滑鼠右鍵於承辦單位處「蓋職章」→「存檔」→點選「檔號及保存年限」→點選「流程」→選適當之「流程範本」→點選往左加入→「存檔」 ◎若差派人為承辦人自己，請內會職務代理 人→確定送出。 ◎若非自己出差，請內