办公自动化系统电子文件归档处理.doc

PAGE  PAGE - 17 - Netcase文档一体化系统 部门资料管理操作指南 二○○七年九月目 录  TOC \o 1-3 \h \z \u  HYPERLINK \l _Toc176862187 第一章　收发件箱文件归档  PAGEREF _Toc176862187 \h - 1 -  HYPERLINK \l _Toc176862188 1.1 归档处理  PAGEREF _Toc176862188 \h - 3 -  HYPERLINK \l _Toc176862189 1.2 文件保存到资料箱  PAGEREF _Toc176862189 \h - 5 -  HYPERLINK \l _Toc176862190 第二章　档案箱使用介绍  PAGEREF _Toc176862190 \h - 8 -  HYPERLINK \l _Toc176862191 第三章　部门资料管理  PAGEREF _Toc176862191 \h - 14 -  HYPERLINK \l _Toc176862192 第四章 信息查询利用  PAGEREF _Toc176862192 \h - 16 - 第一章　收发件箱文件归档 登录办公自动化系统之后，进入部门资料管理操作页面，如下图所示界面： 点击进入部门资料管理 图1－1　部门资料管理 单击“收发件箱文件归档”按钮可对用户收发件箱的文件归档处理、保存资料处理；如下图所示界面： 选择文件来源 图1－2　收件箱文件归档界面 这里所列文件默认为用户收件箱中文件，除收件箱中的文件之外还可以对进行过备份的文件进行处理，文件目录的选择可单击上图中的按钮，弹出选择界面，如下图所示： 图1－3　选择文件资源1 　　单击收件箱前的“ eq \o\ac(□,＋)”列出可选资源，如下图所示： 图1－4　选择文件资源2 这里的文件一般有三个流向：1、具有归档价值的文件进行归档处理；2、不需要进行归档但具有保留价值的文件可保存到部门资料箱进行管理；3、不具备归档价值也不具备保留价值的文件可在此直接删除，删除的文件将不再保留，请用户在删除前慎重考虑。 归档处理 选择需要归档的文件，即在文件前方做上打勾标记。然后单击“归档处理”按钮，如下图所示： 档案著录界面，见下图： 图1－5　修改档案著录信息 完成相关的档案信息的填写后，注：件号不用填写，须在填好档案的分类字段（一般包括：归档年度、机构\问题、保管期限）后点击著录界面右上角的“编号”按钮由系统自动产生件号。此时就可点击“存盘”按钮完成归档操作。 注意： 对于流程文件，系统会自动提取出题名等相关发文稿纸上有相关栏目的内容，对于一般文件，需要用户手动录入； 其中档案的分类字段“归档年度、机构\问题、保管期限”为必填字段，“件号”字段不能手动填写，必须在完成分类字段填写后点击“”按钮由系统生成件号，否则会导致件号不正确； 录入时不能采用全角输入法，输入的字符必须为半角字符。 日期格式：YYYYMMDD，8位数字， 归档时相关档案著录项填写说明： 归档完成后可到档案箱中查看已归档文件： 图：查看归档目录 图：查看归档的内容 文件保存到资料箱 不需要归档但具有保留价值的文件，可将文件保存到部门的资料箱，以供本部门对文件的利用。 在图1－2文件列表中给需要保存到部门资料箱的文件做上打勾标志，然后单击按钮，弹出保存文件的路径界面如下图所示： 图1－6　选择文件保存路径 在图1－7所示界面中，我们可以看到对所保存文件路径的选择，在这个界面当中用户还可以在本部门中新建文件的保存路径，单击“新建”按钮，弹出如下图所示界面： 图1－7　创建文件保存路径 将光标移动到需要创建新路径的位置，然后在“名称”框处输入路径名称，单击“确定”按钮即可。 可在图1－1界面中点击“部门资料”按钮后可看到部门资料箱中的资料，可在“部门资料箱管理界面”中选择文件目录，操作结果如下： 图1－8部门资料 第二章　档案箱使用介绍 点击档案箱，其主界面如下图所示： 档案箱类资源浏览 删除资源 创建资源 图2－1　档案信息管理 下面分别说明档案信息管理主界面上的相关按钮的使用： 创建资源：可以通过此功能创建出用户需要的档案目录资源，对需要归档的文件进行著录数据维护。在此以创建归档文件目录为例，如：机构（问题）是“XZ11”，归档年度为“2008，保管期限为“C”（表示长期）； 注：C——长期； D——短期； Y——永久。 操作步骤说明如下： 点击“创建资源”按钮； 选择档案类型（文书档案），目录类型（归档文件目录）； 输入相关的档案分类字段（机构（问题）、归档年度、