用户使用OfficeOutlook邮件存档指南.doc

用户使用Outlook2003邮件存档指南 用户要实现邮件的存档功能，必须使用Microsoft Office Outlook 2003或2007，Office Outlook 2003属于Office 2003组件之一，并且存档后的邮件通过Outlook Web Access方式是无法查看到的，除非重新将存档的邮件移动或复制到服务器上。 打开outlook 2010，在“文件”页面，选择“账户设置”： 2007及以下版本，打开outlook后，点击“工具”—“账号设置” 在“账户设置”页面，选择“数据文件”： 点击“添加”，创建outlook数据文件： 在弹出的“创建或打开outlook数据文件”，选择Outlook 数据文件保存的位置，并给此文件命名。本示例保存于E:\mail目录下并命名为“邮件备份”，然后点击“确定”（注意：此文件要尽量保存于非C盘的位置，以防在重装系统时丢失。） 确定之后，在“数据文件”下多出刚刚建立的备份PST文件，如下图所示： 鼠标左键，选取该文件，然后点击“设为默认值”： 在弹出的提醒窗口中点击“是(Y)”: 关闭outlook，再次重新打开！ 此时，可在outlook页面左侧发现，多了一个“邮件备份”数据文件，下面的文件夹与账户设置的一模一样 再次回到“数据文件”页面，将默认接收位置改回本账户设置（方式与上述一致）： 点击“文件”—“清理工具”—“存档”： 在弹出的存档新窗口中，选择刚刚建立的存档路径，并选择存档的时间（下图时间为2014-9-12的意思为将2014年9月12日之前的邮件存档至本地的“邮件备份”文件夹中），然后点击确定即可： 接下来可采用两种方法将服务器上邮件保存到本地：1、手工选定邮件移动至本地个人文件夹； 选定若干封或若干组邮件后，单击右键后在弹出菜单上选择“移至文件夹”。 选中刚刚新建的个人文件夹“mailbak”即可。 1、 利用邮件自动存档功能 依次单击菜单上的 工具?选项?其它?自动存档 打开自动存档设置。 根据自己的需求设置自动存档时间间隔天数、运行自动存档是否提示等。其中项目移至一栏最好设置成刚刚新建的D:\new\mymail\mailbak.pst，以方便自己管理邮件。最后单击“确定”来保存设置。 然后依次单击菜单上的 文件?存档，便弹出存档对话框。 这里选择“按照文件夹的‘自动存档’设置，存档所有文件夹”，单击“确定”便可执行存档。