7竣工资料的立卷归档编制[定稿].pptVIP

普通国省干线公路改建工程竣工资料立卷归档编制 本课件主要内容 参建各方必须设立独立的内业及竣工资料室，专人负责建立、收集、归档工作。项目业主（指挥部）应成立竣工文件编制领导小组，负责项目竣工文件材料的管理工作。 归档文件的基本工作职责 谁形成谁负责 资料与竣工工程相符 具有保存利用价值 及时性 项目法人单位为第一责任人 归档文件的基本整理顺序原则 归档文件的基本整理顺序 档案案卷排序： 案卷内封面——卷内目录——文件材料——备考表 卷内文件材料基本排序原则： 管理文件主要以时间形成顺序原则 质检试验资料主要以工程部位顺序原则 （以路线前进方向，先左后右、先下（基础）后上（上部）） 立卷归档编制目录 第一部分 综合文件立卷归档编制目录 第二部分 决算和审计文件立卷归档编制目录 第三部分 监理资料立卷归档编制目录 第四部分 施工资料立卷归档编制目录 第五部分 科研、新技术资料立卷归档编制目录 立卷归档编制目录内容说明 第一部分 综合文件 第二部分 决算及审计文件 第三部分 监理资料 第四部分 施工资料 档案文件格式的标准化 表格（标准化表格）页边距要求： 横表：上页边距为2.5厘米，左、右、下页边距为1.5～2.0厘米。 竖表：左页边距为2.5厘米，上、下、右页边距为1.5～2.0厘米。 表格纸张要求： 纸张应采用80g标准书写纸张，PH值7.5～9.5，不透明度大于等于85%，纸张白度在85%～90%。 档案盒的要求； 纸张纸质要求600g及以上的无酸纸。 档案文件格式的标准化 专用设备打印档案盒 专用设备打印档案盒 档案盒脊背 档案案卷外封面‘档案盒’和内封面 案卷卷内目录及备考表 案卷目录 几个应注意问题 密级：交通运输部保密规定； 保管期限： 永久——项目立项审批资料、竣（交）工验收资料、征地资料、 图纸等； 长期——建设管理资料、施工（监理）质检试验资料； 责任者：形成文件材料的责任人（单位），用简称填写或供货商、外委试验检测单位的简称。 案件题名：应能准确反映本案卷的基本内容，内容的排序为： 项目名称+合同段+合同段起止里程+文件材料内容提炼 ，案件题名原则上不超过三行。 几个应注意问题 文件编号： 填写文件材料的原始文件号（红头文件）、变更令号和图号，其余文件材料不填写编号。 文件题名： 正式红头文件应填写标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加方括号“[ ]”符号。项目形成的试验、质检评定等资料的提炼名称方括号“[ ]”符号。填写“文件题名”一横格内不能超过二行字。文件题名不得相同。 日期（双位数）： 填写该件材料形成最终日期。日期填写省略“年、月、日”字样，在表示年、月、日的数字右下角加“.”号，单月单日用零补充。如2014年11月9日可填写为“2014.11.09”。 页次： 每件文件材料应填写本件的首页号，不填虚数；最后一件填写起止页号。属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写总页数。 分册立卷要求 1、文件材料按册、分册、卷进行组卷。组卷完毕后，填写《案卷目录》。 2、文件材料按预立卷确定的册号和内容进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。册以下设分册，分册以下设卷，分册和卷号根据篇幅据实调整。 3、每册资料超过一盒的设分册，只有一盒的不设分册；每分册资料超过一盒的设卷，只有一盒的只设分册，不设卷。如每册不足一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明。 4、分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册。 5、文件材料组卷厚度：应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒少装和小盒超装（如4厘米厚的档案盒，A4纸一般不超过300张，或A3纸85张左右）。 档案案卷的页码 卷内文件材料页码的位置：单面书写的文件材料，在右下角；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；案卷封面、卷内目录、备考表不编页码。页码统一采用打码机印制，在文件归档整理完毕后，资料装订扫描前完成。 照片资料 数码照片须印刷出7英寸（对角线，17.78 厘米）纸质照片与说明一并整理归档，格式应按本“指南”要求统一，格式详见表5.8.3-3。 纸质档案的数字化副本——电子文件 电子文件（纸质档案的数字化副本）应在纸质文件归档整理完毕后，资料装订前用扫描设备进行扫描，扫描件格式可以采用PDF、JPEG，并应按案卷档号顺序排列。 档案盒厚度要求 一般采用2厘米、3厘米、4厘米的标准档案盒；对已装订成册文件材料，如设计文件、招投标文件等可选用相适应的档案盒。档