纸质档案数字化过程中若干细节问题思考.pdfVIP

羹雯乏鱼j 织i锁j象数易位德镇守穆夺细暂~1j挺j息弯 :~- 口华南理工大学档案馆朱丽梅张娟娟寰晓凤 摘要 笔者结合我馆去年在纸质格案数字化加工中的若干细节问延边行i革-分析探讨.并结合工作实际提出了-些想法。 关键词保质档案数字化加工数字化档案高校档寰 纸质挡案数字化是现今建立数字档案馆的必经之路。 我馆子 录入机读条目。销案信息条目的录入是当前馆藏档案数字化加工 去年6 月启动了馆藏纸质销来的数字化扫铺工作，共扫锚早年本 的重姿环节，这个看似简单的过程.但如果没有科学、准确地录入， 科生学籍梢案48890件，在此过程中遇到的若干细节问题.并对这 在数字化档案利用时就会凸显一些问题。以本科生学籍表为例.1 些问题进行逐一分析探讨。 一、在加工之前，必须对馆藏档案进行鉴定，切勿盲目上马 ‘ 国内高校档案部门普遍经费有限，所以笔者认为馆藏档案全 部数字化不现实.也没必畏，因此在数字化加工之前应对馆藏纸质 档案进行科学评价和鉴定。 l合JlJ.界定馆藏档案数字化加了的范围。纸质档案数字化加 工之前.应从梢案使用价值、梢~利用率、档案保存年代等角度.鉴 定哪些梢案帘进行数字化加工，哪些街案无情进行数字化为H工。以 及认真确定纸质档案的数字化加U眼ff. 这是高校梢案馆进行数 字化加工必须号虑的问题。残馆去年在对馆藏纸质梢案进行鉴定 的情况下，首先启动下阜年本科生学籍(永久保管)档案的扫描工 作.这批早年学籍挡来由于形成时间久远，已祭有少部分的政!字迹 模糊、破损等情况。对此进行扫描，并批量锥接到科怡梢案管纯系 统ι时在馆内局域网上提供利用.减少了对这批梢策的调阅和复 印次放，降低 f老化ii度.解决了梢案反复借阅利用和档案保管的 矛盾.从而可以最大限度地对纸质梢案进行有效的保管和保护.确 保挡案实体安全。 现在看当时的决定是非常正确和及时的。 2认真确定费生字化加工文件的存档格式。 随着梢来信息化水 平的提高，对数事化档案存挡格式的选取也日趋规范.这就要求我 们在进行馆藏纸质梢案数字化加工前.就必须忠等梢案文件的存 挡~式，一要从敛字化梢案保存的安全性、真实性、永久性和存储 容量方面.考虑;二要从本馆使用的梢案管理系统所支持的梢案文 件存梢格式考虑。结合以上网点考虑，我铺满扫描后的学籍梢案以 PDF的格式存档，这种ff.:梢格式不仪是我馆目前使用的科怡档案 管理系统所支待的文椅格式，而且是-个能长期保存的文梢将式， 尤为毒主要的是 PDF格式能在检索利用时保证学籍销案拥有原版 式的显示效果.不易篡改。 二、加工之时.树立质量第一的意识，确保加工环节的规范化 l 与数字化加工专业公司签署质量协议，提出相关质量要求。 根据离校档案部门对馆藏纸质梢案数字化过程中的JM1重要求，提 出质量标准，与敛字化加工专业公网络磐文本形式的lil!:IlI:协议，以 此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。 另外由于馆撞在纸质档案的重要性和不公开傲，在进行数字化加l工 过程中-定要切实保证纸质梢案原件的安全性和保密性.严防在 数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。 1从利用数字化档案时的安全性、准确性考虑，科学地、准确地 个.fll为 1 个条目还是 l 个学生 1 个条自?对于这个问题.笔者结合 数字化梢案利用时筒，息的安全性，认为 1 个班级建 1 条案卷级条 目( fllJ纸质销案，.班级中的每个学生的信息应单独为 l 条卷内条 目。尽管录入的时候颇费时.但是确保了检索利用数字化档案时. 学生的信息不会轻易泄筋。倘若 1 个班级仅建 l 个案卷级条目.那 么挂接原文时只能将最I级中所有学生的 PDF文件都上传到该班 级的采卷级目录.工序虽然简化，但是将来在局域网利用时.查询 任一学生的数字化的学籍销案时.不经意就会看到该:?f级真他学 生的信息，这不仅给查询带来不便，也不符合夜梢的要求，而且不 安全.风险性远越过 1 个学牛为 l 条卷内条目的录入形式。 3校验γ作在接影响到纸质档且是数字化加工的质量。 我馆是 首次开展俯藏纸质梢案的数字化妇捕了作.经验不足 .虽然在学籍 档案打搞过程中也做了一些跟踪了作，但是由于馆内人为有限，跟 踪的力度还小.够。另外，上海新影捷公司去年是利用暑假为我馆进 行 10 万贞学籍梢案的扫描工作，由于广州熟练工人难找.入手紧 张，仅靠几个人加统加点 ，赶工完成扫销工作，同时还要将扫描盾 的 J肥格式转化为 POF格式.并按梢号的唯一性给每位学生的 POF文件命名，而且还要在档案软件中进行案卷条同(案卷级梢号 同纸质档案)和卷内条目(一个学生为 l 条卷内条目)的录入.所以 工作量非常大.迸度又快.我馆x法及时全面地跟踪.在验收时，只 能进行曼史的核对，结果在原文(指妇捕后 PDF