《劳动合同法》中的“公示”及“告知”.docVIP

《劳动合同法》中的“公示”和“告知” ??? 《劳动合同法》第四条第四款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”这一条款为用人单位规章制度的生效设定了一个程序性要件，在劳动争议仲裁案件中，如果用人单位不能证明已经履行了规章制度的公示或告知义务，该规章制度将被认定为无效。与最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（法释[2001]14号）第十九条规定“用人单位……制定的规章制度……并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据”相比较，该条款在为用人单位设定了这一义务的同时，也赋予了用人单位一个选择的权利，那就是既可以选择公示的方式，也可以选择告知的方式。 ??? 尽管公示和告知的目的都是让劳动者了解以便于遵守用人单位的规章制度，但它们在形式、对象，具体操作的要点上有所不同，且各有利弊。 ???? “公示”面对的是用人单位的全体职工而非个别劳动者，只要在一个合理的时间里，将需要公示的内容展示在一个可以供劳动者查阅的平台上即可。通常的做法是：将书面文件张贴在公告栏，公布在公司内部局域网，放在人力资源部门随时查阅等等。公示不要求每一个劳动者都签字确认，但公示的时间长短和公示内容放置的地点要能保证被用人单位的所有职工较易取得或查阅到。为了便于在出现争议后，确认公示的有效性，笔者建议将公示的期限和方式约定在《劳动合同》或《集体合同》中，并在每次公示时留有足以证明已按照合同约定履行公示义务的证据材料。 ??? “告知”面对的是个别的劳动者，通过某种形式将告知内容展示或传达给具体对象，以便于其对告知内容了解和遵守。通常的做法是：作为《劳动合同》附件约定在劳动合同中，书面文本的送达，电子邮件，电话，甚至是口头的形式。用人单位要证明已履行告知义务，必须有证据证明当事人已被告知，而劳动者的签字确认是最直接有效的证据。由于劳动合同的变更必须经双方协商一致，笔者不主张将规章制度作为《劳动合同》附件告知劳动者。通过内部培训，并做好培训的签到记录工作，是履行规章制度告知义务的较为方便灵活的做法。需要注意的是，签到记录中应当写明培训的规章制度的准确名称和版本号，员工务必是本人签字。 ??? 但不论是“公式”还是“告知”的形式，都不建议将电子文本作为主要载体，因为电子文本在发生争议后举证时，要比书证的效力差很多，而且在对方不认可的情况下，电子文本的打印件是要经过公证部门的公证才具有证据的证明效力的。因此，公司局域网公示只能做为一种辅助性的方式，重要的法律文件务必要本人书面签字。而电子邮件、电话、手机短信更不能做为主要的告知手段。 ??? 基于上面的分析，用人单位可以根据本单位的实际情况和规章制度的性质，参考下面的标准选择上述两种方式之一履行规章制度的告知义务，以确保规章制度合法有效。 ??? 告知：只要有劳动者本人签字确认，就可以证明已履行告知义务，是首选的履行规章制度告知义务的方式。但操作起来会比较繁琐，要每个员工都在上面签字。因此，非常重要的、且不会经常修订的规章制度，以及针对个别或少数劳动者不必为其他员工知晓的书面文件更适用于告知这种形式。 ?? 公示：公示的时间、地点、方式已在劳动合同???事先约定的情况下，用人单位只要按照劳动合同的约定将需要公布的规章制度提供给员工了解和查阅即可。手续简便，灵活机动，但发生争议后要举证证明按照合同约定履行了公示义务，需要证明的内容较多。因此，规章制度的修订、一些专门的或临时性的规定、通知，以及不易发生争议的书面文件等更适用这种形式。