加强企业档案管理的几点考与对策加强企业档案管理的几点思考与对策.docVIP

— PAGE 4 — — PAGE 5 — 加强企业档案管理的几点思考与对策 武装保卫部消防支队：李琳 摘 要：加强企业档案管理工作，领导重视是关键，理顺档案管理体制，合理调整档案人员结构，知识管理与行为管理相结合，集中统一管理企业电子信息，才能整体提高企业档案管理水平。 关键词：企业档案 强化管理 思考对策 档案管理，亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理对于企业和单位管理十分的关键与重要，档案管理的好与坏直接会引发企业和单位的内部与外部矛盾，影响企业和单位的持续发展。加强企业和单位的档案管理，主要从夯实基础着手，从建章立制入手，使档案管理有规定可循，有制度可依。 一、加强领导，明晰职责，强化档案管理工作责任意识 搞好档案管理工作，领导重视是关键，这在很大程度上决定着档案管理工作的好与坏。提高档案管理工作还应从重视程度入手，把档案管理工作提上企业管理议事日程，不断强化档案管理工作责任意识。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开竞聘形式，从文化程度、思想素质、文字书写、电脑操作等方面综合考虑，选拔人员充实档案管理队伍，确保档案管理工作的正常与持续开展。各级应指定人员兼职档案管理工作，不得随意更换人员，以保持档案工作的连续性与稳定性。三是加强档案管理宣传工作。通过组织员工了解和学习，熟悉档案管理的相关规定，提高员工的档案法制意识，在单位上下形成良好的档案管理工作环境。四是制定档案管理工作发展规划。按照上级的总体安排部署，并结合单位实际，制定档案管理中长期目标规划，确保档案管理工作进入达标行列的工作目标。 二、夯实基础，加大投入，确保档案管理工作迈上新台阶 针对过去档案管理工作中业务不熟、资料不全、档案目录不清、档案设施陈旧等问题，党组应统一思想，加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。要通过反复完善建设，实现档案库房、借阅、办公“三室”分开，库房门前要安装监控摄像头，由保安24小时监控。规范档案室档案柜，达到文件案卷摆放规范统一。档案保管设施建设达到防鼠、防火、防潮、防盗等防护要求，在强化硬件建设的同时，对档案文件要进行全面梳理检查，规范档案分类和排列，为便于查阅和有效管理，对重要文件和需归档的案卷目录全部录入计算机，实行电脑微机化管理。三是重视日常安全检查。档案管理人员通过定期不定期对库房防护设施的运行情况进行检查，确保所配备设施的正常运行；通过定期或不定期检查库房环境情况，如定期测试温、湿度变化，投放防虫害药物，检查照明情况，检查防火防盗设施，确保了库房温湿度适宜，清洁卫生，档案安全无霉现象发生。 三、完善制度，强化标准，努力提升档案管理水平 要建立档案综合管理工作体系。按照集中统一管理的原则，对所有的计划统计，经营销售，财务管理，人事（劳资）档案与合同，基建档案和党、政、工、团工作等方面档案，以及一些特殊载体档案等都要实现集中管理。 要规范档案管理操作流程。对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，都要严格遵守档案管理制度，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。要重视档案卷宗建设。针对一些不完整和资料不齐全的档案卷宗，要大力收集与补充。对企业和单位内各级领导和地方政府的检查指导资料、图片，年度表彰取得的成绩，获得的荣誉，经济运行的指标等成果进行收集整理归档。 要做好档案统计工作，确保档案统计报表呈报及时和准确完整。要完善档案管理制度。使档案管理工作达到制度化建设和规范化管理，必须通过建章立制，狠抓落实。结合工作实际，制定档案管理“八项制度”。第一，档案管理人员工作制度。从管理员入手，狠抓实现管理严格规范到位；第二，档案材料收集制度。材料的收集是一项繁杂而又琐碎的工作，要求各部门，按一事一收集，一月一收集，一季度一收集，半年一收集，一年一总结归档的办法，促进平时资料的收集工作到位，达到档案管理的系统性和完整性要求；第三，档案材料鉴别整理与核对归档制度。企业和单位应与当地档案局达成长期协作关系，每年组织一次档案鉴别与核对归档，帮助解决问题，促使档案管理水平得到提升；第四，档案查（借）阅制度。制定档案查（借）阅审批表，一般性档案由分管领导审批，重要档案由主要领导审批，原则上无审批单不查阅，查阅不离室，不复印，不带走。如因工作需要，须借走的，必须经主要领导签字同意，并限定归还时间，确保档案资料不遗失、不丢失。第五，档案保管与保护制度。档案实行专人保管，专人负责。第六，档案保密制度。