4.4会议接待礼仪.ppt

【案例1】 年末，某企业召开总结大会，企业近百名员工全体参加。会上有一项议程是表彰企业10名作出突出贡献的优秀员工，由企业高层领导、董事会的成员亲自为其颁发奖状，以此来鼓励员工。到了颁奖时刻，10名代表整齐上台，奖状却没有人递送到领导手中，一时冷场，待到奖状送上台后，慌乱中发的奖状已全然不能对号入座，10位优秀员工只能重新确认写着自己名字和荣誉的奖状，台下一片哗然。 讨论： 请针对以上案例谈谈此次会议接待所出现的问题，并说说正确的做法。;【案例2】 国内某饮料企业开发了一种新型的果汁饮料，准备举行一场新品发布会。为了大力宣传新品，该企业邀请了国内著名饮料专家和电视、广播、报纸、杂志等多家新闻媒体参加，并将发布会时间定为周五上午九点开始，考虑到来宾众多，还选定了一个离城较远的环境幽雅的有较大会议厅的宾馆。结果来宾因堵车大多都未能准时到达，来的客人也不多，发布会因此延后一小时，会后的宣传报道也较杂乱，影响较小。 讨论： 请找出此次发布会中接待安排工作方面的失误，应该如何做？;会前准备（礼貌礼节、仪容仪表、座场布置、会务接待、签到、引座） 会中服务的规范（添茶水、换烟缸等） 会后服务 其他常见问题;仪容仪表的准备 个人卫生 有效的修饰－化妆品 着装规范 接待前的准备 了解会议信息 现场布置 其他准备 ;使用会议室的名称、会议名称、租用单位、使用时间、场次数、租金、摆放形式、到会人数及其他特殊要求。（重要客人是否配水果、烟缸、鲜花等） 了解会议负责人和会议签单人 了解会议客人在饭店的其他活动，以便回答客人的问询（会务组、住房、用餐、娱乐安排） ;将会议室卫生打扫干净，并检查设施设备情况 对会议室进行布置，并随时与会议负责人联系，征求对方的意见及临时要求： A、 桌椅摆放； B、鲜花、花草植物； C、话筒、音响； D、横幅； E、投影等 会议桌上的物品摆放（如台卡、烟缸、水杯） ;烟缸位置：与杯具放在同一条水平线上。两个杯子之间，与内（上）桌沿一个杯身的距离。（会议室???般禁烟，烟缸用来放果核与纸屑） 台卡位置：台卡的摆放位置应在座位的正前方，且保证台卡的署名与与会领导/人员相对应。 纸、笔摆放标准：信纸下沿与桌子下沿齐平，信笺的中间部分对准杯身，笔尖对着信笺的左上角，笔尾对着信笺的右下角成45°角摆放。 ;水杯位置： 圆桌式：杯具摆放必须在同一条水平线上，手柄一律朝右侧，离桌子内沿一只杯子的距离，摆放在椅子正中。 上课式：杯具摆放必须做到横排、竖排均在同一水平线上，杯具离桌子内沿一只杯子的距离，摆放在前排椅背的正中 ;U型;方形中空式;剧院式;鸡尾酒会; 部门负责人对会议室进行全面检查； 请会议负责人检查，指出不符合要求处及时进行调整； 会议服务员应提前1-1.5小时到达会场，整理好自己的仪表仪容。 ;做好各项检查，包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、花草、植物、茶杯、茶叶、香巾、开水、备用矿泉水、卫生间卫生等； 部门管理人员在会议开始前30分钟再次对会议室进行检查，确保万无一失。 ;接待人员带领客人到到目的地，应有正确的引导方法和引导姿势 走在客人的左手侧前方 遇到拐弯处要有手势指引说“这边请” 不能自顾自走，要照顾到客户;走廊：接待人员在客人2-3步之前，配合步调，让客人走在内侧。 楼梯：引导客人上楼，走在他的后方，让客人走在前方；下楼时接待人员走在前方，客人走在后方，上下楼梯时接待人员要注意客人的安全;步伐不宜过快或过慢，根据客人的步伐调整自己的步伐 如客户不止一人且在交谈，须走在客户侧前方2米左右的位置（注：人每步的距离在0.7～0.75米左右） 边走边回头看看客户是否跟上，或者是否有其他需要。;（1）伴随客人来到电梯厅门前时：先按电梯呼梯按钮。轿厢到达厅门打开时：若客人不止 1 人，可先行进入电梯，一手按“开门”按钮，另一手按住电梯一侧门，礼貌地说“请进”，请客人进入电梯。 ;（2）进入电梯后：主动询问“您好，请问去几楼？”按下客人要去的楼层按钮。若电梯行进间有其他人员进入，可主动询问要去几楼，帮忙按下。电梯内不要背对客人，尽量侧身面对客人。 ;（3）到达目的楼层：一手按住“开门”按钮，另一手做出请出的动作，可说：“到了，您先请！”。客人走出电梯后，立刻步出电梯，并热诚地引导行进的方向。;以标准站姿站于电梯正前方2米左右，待电梯门开后行30°躬身礼，并说“您好，欢迎光临”或“各位领导，欢迎光临”，再询问参加会议的名称。 若已知晓客人前往地点应主动指引，用手示意方向，并说“请往这边走”。 ;发现客人离开，需使用电梯时，须提前按呼梯按钮，等待过程中侧身站于呼梯按钮一侧。 电梯门开后应一手遮挡电梯门，礼貌的说“请进”，让客户进入电梯。 待客户全部进入电梯后，主