员工借款及采购付款管理定员工借款及采购付款管理规定.doc

员工借款、费用报销及付款管理制度 第一条 为规范和完善集团公司财务管理，确保资金安全及合理使用，减少资金损失，特制定本制度。 第二条 本制度适用于集团公司及各分、子公司。 员工借款范围： 1、个人因公出差开支备用； 2、采购专员零星采购支出； 3、日常办公、后勤、业务费等经常性的零星支出； 4、集团财务部外派出纳员备用金（此条款适用于机械制造公司、清沂山石化科技）； 5、其他员工个人借款情况。 第四条 借款额度： 1、员工因公出差借款，按照预计出差天数、往返路费、住宿费等支出由本部门负责人核定借款额度。 2、采购专员借用的零星采购用款，单次不得超过2000元，超过2000元的材料采购，必须通过转账或支票方式支付，并由采购部持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序审批后，到集团财务部办理货款支付、结算手续。 3、外派出纳员备用金借款，根据清沂山石化、机械制造公司日常办公、零星采购需求，在合理使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金借款申请，由集团公司进行审批。原则上额度控制在10万元至20万元以内。 4、其他临时借款根据实际情况核定金额。 第五条 员工借款、备用金管理规定： 1、借款人仅限于集团公司内部人员，不包括试用期内员工和借调员工。 2、按照“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，不允许代替他人借款或以他人名义借款。 3、能够转账结算的业务不得故意采取现金借款方式结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。 4、业务人员出差必须填写《出差申请单》，经部门负责人审核后报分、子公司负责人批准。业务人员凭审批后的《出差申请单》填写《用款申请单》，签字后到财务支取借款。 5、借款人所在部门负责人及分、子公司负责人应当严格审核借款人借款用途、借款金额的合理性及借款的必要性。 6、同一借款人前账不清，后款不借。 7、各公司核算会计应当对借款及时进行账务处理，并在每月10日前将上月各公司员工借款明细表发送给借款人所在部门，以便核对和及时催还。 8、对于借款次数频繁的借款人，还款期限根据借款时间、还款情况分别确定，对于???过一个月的借款，借款人没有提供书面说明原因的，集团财务部将从该借款人的工资中扣除，不再另行通知。 9、涉及借款人调动（含集团各公司间调动、离职、辞退、开除等）时，必须先将未还款借款全部还清，未经集团财务部签字证明该调动人员已还完借款的，人力资源部门不能为其办理调入、调出或其他手续。 10、出纳备用金的额度应严格按照分、子公司日常零星支出所需现金量进行控制，集团财务部外派出纳员为备用金管理直接责任人。结算处处长及财务负责人负管理责任。 11、分、子公司日常业务现金使用需求增加时，可向集团公司申请增加备用金额度；当备用金连续两个月出现较大剩余时，集团财务部应及时减少备用金额度。 12、出纳应严格控制备用金支付，除临时、零星采购及日常差旅费借支外，其余物资采购工程付款等大额支出均应编制资金支付计划。 13、集团财务部对出纳备用金定期进行实地盘点，每月最少一次，并编制《现金盘点表》。 14、分、子公司未经批准私自扩大备用金使用范围的，将上报集团公司，由集团公司视情节轻重进行处理。 15、备用金一律不准用于工程项目付款。否则按借支金额的10%处罚相关责任人。 16、出纳不得以无任何审批手续的借款凭证为依据进行付款，私自借款的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。 17、执行出纳备用金制度的公司，借款人为出纳员本人，报销时由集团财务部付讫现金，借款滚动使用。出纳员调离岗位时，由集团财务负责人负责监交办理备用金交接手续。 第六条 费用报销管理规定： 1、业务人员出差返回公司后十日内凭《出差申请单》及差旅费报销单到财务部办理报销手续，及时结清欠款。 2、员工出差返回公司后一个月未到财务部办理结算手续的，取消当次出差的差旅费补助。 3、驻外业务人员原则上每月报销一次，各驻外人员应及时填报报销单到财务部办理结算手续。 4、员工出差期间，公司费用标准内住宿费实报实销，住宿费须提供住宿清单，酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用不予报销。 5、出差期间车船费应按公司差旅费报销规定如实报销。车船费、交通费、停车费、过路过桥费等报销凭证背后需注明时间、路程起始点。 6、业务招待费、礼品费必须统一填制交际费申请单，申请人与批准人不可为同一人，交际费申请单单独保管。报销时除提供发票外，应另外附单详细说明招待时间、地点、对方人员、己方人员、事由等信息。特殊情况须填写签呈，由集团董事长、总经理批准方予报销。非公务招待一律由个人承担。 7、公司员工因工作需要参加各种会议或培训的，应在报销凭证后面附单详细注明会议性质、内容、会议地点、会议天数、参会人员（培训同上）。会议、培训期间举办单位包含食宿的，取消会议、培训期间