文件和记录管理控制程序讲解.doc

青岛维思佰特工业科技有限公司文件编号WISIN-QPGL-001-2016版 本A0文件名称文件和记录管理控制程序页码/页次第 PAGE 9页 共 NUMPAGES 9页生效日期年 月 日 1 目的 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1?公司各部门管理文件的编制、管制方法。 2.2?供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 2.3?其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。 2.4?确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制 3 定义注释 3.1?受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2?非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.3 文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。 3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。 4 职责 4.1?总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2?管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3?各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。 4.4?品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。 4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。 4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。 4.7部门负责各自部门相关联记录的管理。 4.8 文件控制职责表 文件级层文件类别编写审核批准保存一质量手册管理者代表总经理管理者代表管理部二程序文件各部门主管总经理三作业指导书相关部门部门主管、总经理、管理者代表四表单随相关二、三级文件一同审批五外来文件 5 文件作业程序 5.1编码原则： 顺序号 文件类别 部门代号 公司代号 ( XXX） 注释： 公司名称：WISIN 文件类别：质量手册—QM；程序文件—QP；作业文件—QW或SOP；表单记录—QR 部门代号：总经理∕管理者代表JL；管理部GL；市场部SC；品管部QC；技术部JS；供应链管理部GYL； 顺序号：001～999。 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。 5.2 外来文件的编码以外单位编码为准。 5.2.1各标题内小标题顺序如下格式：5?? 5.4??? 5.4.1??? 5.4.1 5.4.1.1 (a)以此类推 5.3?受控文件控制的一般要求 5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准不可为同一人。 5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。 5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 5.4 文件制定/修改/废止作业 5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。 5.4.2修改/废止： 5.4.2.1文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后进行修订及下发回收，修订后将最新版本文件提交管理部存档。 5.4.2.2图纸\BOM需要修改或废止