办公室事务管理十八项(6S篇).ppt

办公室6S管理实施方法与技巧;1. 请您参与而不是参观 2. 请您学习而不是休息 3. 请让您的宝贝 睡觉(震动或关机) 4. 杜绝打盹别让思想去旅游 5. 请准时!;改变的阻碍;请 说 出 看 到 的 颜 色 ( 1 );请 说 出 看 到 的 颜 色 ( 2 );只有能突破传统的思维定式， 才能善于接受新观念和勇于自我创新;1. 我们没有做过。;规范 高效;办公室6S的十八大要求;1、清理不要物； 2、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置； 3、明确管理责任人；;二、“公私区分”;1、清理过期的资料； 2、每册资料都需要有明确的标识； ①资料名称 ②定位标识 ③管理者标识 3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处； 4、保持资料干净整齐。;改善前;1、清理不要物；2、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类??记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格…… 3、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般 轻的物品、文件放上层，重的放下层，4、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪 层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位 置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5、标识明确；6、定期清扫，保持干净无尘。;文件柜分类标识;五.电脑文件6S;C盘;XXX公司JIT文件分类实例;六、空白表单管理;;1、清理不要物； 2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、 笔筒、台历、茶杯，并要求定位； 3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位； 4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中” 5、保持桌面清洁; 1、清理不要物（包括私人鞋物）； 2、文件资料/产品等不可直接置于桌底； 3、离开座位时，椅子要推近桌子； 4、保持地面干净。;1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置；3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定， 避免来回开关抽屉时物品乱动 ；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。;;十、物品定位(隐形定位法);花盆定位;活泼定位法;;;;1、电源线不可直接拖在地上。 2、绕成大概15~20CM长，用扎带或套纽固定两端； 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定； （不可给其他操作、动作造成障碍） 4、插头标识清楚 5、电源排插应固定。;十二、开关标识;十三、空调状态;1、清理过期的张贴物； 2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域； 3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象； 4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置), 玻璃窗上不宜张贴通知/资料； 5、明示标识岗位、职责 6、保持张贴物的清洁。;十五、看板管理;十六、会议室; ◇ 会议室悬挂物 如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图…… *要求:大小、高度尽量一致 ◇会议室温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等 *请带走会议后多余物 ◇会议高效六条要求;出席会议六要求： ◇准时出席，不任意离席。 ◇发言遵守会议程序及规定，言简意赅。 ◇讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤 和气。 ◇会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影 响会议进行。 ◇会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干 扰会议。 ◇穿适宜的服装出席会议。;十七、消防设备管理;;编号： 点检担当者： 管理部门（章）： ;;;门 “推”/“拉” 标识;《案例1》:一天，林经理上班后将刘维隆叫去，问道：你早上来上班时，有没有到办公室四处看看？刘答道：有啊！林经理又问道：那你是否发现有什幺问题？刘答道：没有啊！林经理听闻此言，很生气的说：怎么没有问题？会议室椅子乱七八糟、签约室的茶杯没收……一大堆问题，你竟然说没发现问题！！;刘维隆只有去巡视，却没有发现问题 因为每个人对同一事物的看法(标准)是不同的. 我们每天看到的都是一样的乱，我们已经习以为常了。;思考: 有没有这样的经历?一件事情(一种做法,一个现象……)一直以来都是这样的, “老大”现在却说不行,需要改善,你能