广州渔粉哥五谷鱼粉有限公司访客接待管理制度.doc

PAGE 6 广州渔粉哥五谷鱼粉有限公司访客接待管理制度 1.0目的 为规范公司访客接待流程，塑造公司对外形象，为业务顺利开展营造良好环境，特制定本制度。 2.0适用范围 广州渔粉哥五谷鱼粉有限公司 3.0接待职责 3.1 保 安：负责访客身份确认，到访事由的询问、发放与回收访客证，访客单，与路线指引； 3.2 前 台：负责电话通传、告知与访客在大厅等待时的接待； 3.3 行政部：负责贵宾级、重要级客人接待的前期准备； 3.4 接待部门：负责制定和落实接待计划及其费用预算。 4.0访客分类 访客，是指锦胜公司总部和各分子公司以外的人员。具体范围按接待等级分为以下三类： 4.1普通级访客:供应商、业务员、应聘者等。 4.2重要级访客:重点客户、政府部门一般官员、评审员、顾问、媒体记者、经济会计师、重点供应商等。 4.3贵宾级访???:政府部门领导、投资商、专家、外宾等。 5.0访客接待 5.1普通级接待：（指4.1条款来访人员） 5.1.1保安礼貌确认访客身份，要求来访人员填写《访客单》，并发放访客证， 5.1.2前台亲切询问访客来访事由，并电话通知被访人员； 1）如需在会议室等待，送上茶水招待访客； 2）如需进入写字楼办公室须经被访部门负责人同意后方可带领访客进入。 5.1.3 访客离开时，由接待人员在访客单上签名，并在保安处退回访客证。 5.2 重要级、贵宾级接待：（指4.2和4.3条款来访人员） 5.2.1重要级、贵宾级访客来访通常与被访人员已确定好来访时间，应提前通知行政部准备； 5.2.2接待部门经理级人员提前填写《访客接待申请表》，申请表中注明（来访者单位、人数、姓名、身份、来访时间、来访目的、费用预算及接待规格等）； 5.2.3接待部门制定和落实接待计划(包括讲解内容、参观路线、安全事项等)； 5.2.4行政部安排相应等级的接待服务准备，并安排专人到大门迎接访客； 5.2.5接待部门经理级或以上领导亲自接待访客并全程陪同，如安排到分公司参观，到访分公司副总经理级配合接待。 5.2.6访客离开时接待人员目送至访客车辆驶离。（注：需要时访客离开前礼貌地问清楚离开酒店或宾馆的具体时间，便于安排送客车辆。） 6.0重要级/贵宾级到访接待费用规格 6.1重要级客人到访接待费用 6.1.1烟：按20元/2人包标准； 6.1.2饮料：按人均5元/人标准； 6.1.3水果糕点：按人均5元/人标准； 6.1.4用餐：按人均 140元/人天标准；（早餐20元/人、中餐60元/人、晚餐60元/人。） 6.1.5住宿：按三星标间1人/间（注：陪同人员2人/间）。 6.2贵宾级客人到访接待费用标准 6.2.1烟：按40元/2人包标准； 6.2.2饮料：按人均5元/人标准； 6.2.3水果糕点：按人均10元/人标准； 6.2.4用餐：按人均 230元/人天标准；（早餐30元/人、中餐100元/人、晚餐100元/人。） 6.2.5住宿：按四星标间1人/间（注：陪同人员2人/间）。 6.3以上为基本接待费用，特殊情况另做安排。 7.0 其他注意事项 7.1接待人员礼仪 7.1.1接待人员要面带微笑，语言文明，举止大方, 服务周到； 7.1.2接待人员衣着要整洁、端庄、得体； 7.1.3来访者是预先约定好的重要级或贵宾级客人，根据来访者的等级确定相对等的接待程序和规格。 7.2接待费用报销 7.2.1接待费用按访客等级（参照4.0与6.0条款）对应的范围进行；若有特殊情况，需经公司领导（参照授权体系）批准后，方可报销。 7.2.2接待费用谁接待谁报销，接待人员可依据《访客接待申请表???提前向财务管理部预支接待费用，接待费用报销依据接待过程中据实向公司报销，并能出示有效发票或票据。 8.0附件 8.1附件一《访客单》 8.2附件二《访客接待申请表》 8.3附件三 《访客证》 8.4附件四《访客流程图》（见下图） 9.0附则 9.1本制度经公司总经理批准之日执行，由公司行政部进行拟案、呈批、解释、修订。 重要级、贵宾级访客 接待费用报销 接待人员填写《访客接待申请表》 行政部来访前准备及按等级进行接待安排 离开退还《访客证》 被访人员接待 普通级访客 保安处填写《访客单》 并发放访客证 前台文员电话通知与接待 访 客 流 程 图 完