【高登项目管理分享】基于EXCLE实现项目计划控制的全过程可视化.doc

基于EXCLE实现项目计划控制的全过程可视化 武汉高登创新科技有限公司 总工程师 朱永明 【摘要】P6作为功能最为强大的项目管理专业软件，具有操作复杂性，而Excel是应用最普遍的办公软件之一，操作非常简单，通过将两者“强强联合”，可实现“最专业的功能，最简单的应用”。联合成为的通用管理工具，适用于各类项目管理，可成为计划控制的“利器”，将有效提高项目管理的效率。 1 项目管理计划控制概述 单个项目的项目管理通常分为五个过程组：启动、计划（规划）、执行（实施）、控制（监控）、收尾（结束）： 图1. 项目管理过程间的作用 项目正式启动后，直到收尾结束前，都是计划、执行、控制这几个过程组在循环往复（如图1）。在项目策划阶段，根据项目目标、范围、资源配置等多种因素综合平衡后制订出项目总体计划、项目控制计划、项目实施计划（细分为不同专业和要素，如进度计划、费用计划、质量计划、资金计划、人力资源计划、采购计划、风险计划、沟通计划等）。 计划正式下发后，项目团队及相关方按各自计划执行。在执行过程中，由于各种因素影响，实际执行情况与原计划不可避免会存在相应偏差，发现偏差并纠正偏差就成为控制的主要内容。当偏差超出一种程度使得原计划无法继续执行时，定期需要生成更新版本的计划基准，这种向前滚动更新的计划控制模式与项目管理各要素通常采用的PDCA原理相同（如图2）。 图2. 计划的实施控制 所以，项目管理简单地说，就是“制订计划，按计划去做”，计划控制是项目管理的核心，把计划做好并有效控制执行是项目成功的根本。 2 Excel在项目计划控制的应用状况 Excel在各类项目的计划控制方面应用非常广泛，对于没有应用项目管理信息系统的项目来说，基本采用Excel进行计划编制、计划执行分析等工作。即使已有项目管理信息系统的项目，Excel仍然是计划控制的常用工具，其原因有： （1）每个项目业主和相关方都有不同，难以做到各相关方使用统一的信息系统，所以在与相关方交互时，计划及执行情况仍然采用Excel，如向业主提交的月报多采用Excel文件。 （2）信息???统基于复杂的数据逻辑计算来实现各模块的功能，要得到输出结果，就要求使用者先录入大量数据，还要遵守逻辑验证规则，操作繁琐，不像Excel操作简单方便。 （3）信息系统虽然有相应的输出报表，但Excel的不少专业和特色功能（如图表分析、透视表、分组合并、条件公式等）在通常的信息系统中还难以完全做到。另外，最终用户需要对输出报表格式和内容再进一步加工时，传统软件输出的报表也不好实现。 尽管Excel应用普遍、操作简单，但不足以作为专业的项目管理工具：Excel不具备项目管理的计算能力，如根据逻辑关系计算出每个WBS和作业的开始、完成时间、关键路径、总浮时等信息，对于较大项目，这些信息靠人工计算是难以做到的，仅在EXCEL中处理也难以保证各计划数据间的联动性和一致性。 3 P6+Excel集成在项目计划控制中的应用 我们在项目管理的实践中经过不断探索研究，已将“P6+Excel”两者有机结合并在项目中展开应用。 3.1 P6+Excel集成在计划控制中的基本功能 P6+EXCEL集成的计划控制功能包括基础数据、工作关系、任务分工、工时分析、执行状况及项目报告等6个方面，具体的功能项和功能说明如表1所示，计划控制功能界面如图3所示。 表1. P6+Excel计划控制功能目录 功能分类功能项功能说明基础 数据WBS字典针对典型项目，维护WBS字典和作业字典，除P6已有信息外，还有产值数据、风险信息、输入输出知识（关联的程序文件、作业说明书等信息）作业字典项目WBS按树形结构列出各层WBS和作业工作 关系紧前作业列出各作业对应的紧前/后续作业，点击链接自动跳转到对应作业后续作业任务 分工责任分工按OBS列出所对应的WBS和工作包角色分配按角色岗位和人员列出所分配的活动作业，明确计划开始完成日期、计划工时、工作要求等信息。资源分配工时 分析工时计划列出项目各角色岗位的计划工时工时分配按员工查看每个周、每个月项目任务工时安排工时分析按任务类型统计分析各阶段（周/月）计划工时和实际工时执行 状况WBS 执行分析按不同OBS责任单位分析所负责相应WBS的执行状况，可按作业数、按工时、按费用几种方式分析进度检测按不同专业对不同层次的WBS和作业节点对计划时间和实际时间检测分析赢得值 S曲线按月、按周、按不同条件分析各部门计划值、赢得值、实际值曲线，评估整体执行状况项目 报告项目周报可自动生成每个员工、每个责任单位（OBS）、每个项目的周报/月报。项目月报 图3. 计划控制菜单目录 3.2